Kho tài liệu có cả chính sách cũ và mới có thể khiến RAG tìm được đoạn rất liên quan nhưng đã hết hiệu lực. Cần quản lý phiên bản và thời điểm áp dụng từ khâu nguồn, không chỉ thêm câu “hãy dùng tài liệu mới nhất” vào prompt.
Phân biệt ngày tải lên với ngày có hiệu lực
Mỗi tài liệu cần mã ổn định, phiên bản, ngày có hiệu lực, ngày hết hiệu lực nếu có, phạm vi áp dụng và owner xác nhận. File được tải hôm nay có thể là bản cũ dùng để lưu hồ sơ. Tên file “final” không đủ làm quy tắc chọn nguồn. Nếu nghiệp vụ cần trả lời câu hỏi lịch sử, phải xác định thời điểm được hỏi thay vì luôn chọn bản hiện hành. Các quy tắc này cần được thống nhất với người sở hữu chính sách.
Đồng bộ cập nhật và xóa có chủ đích
Tài liệu Azure AI Search mô tả theo dõi thay đổi và xóa trong một số luồng lập chỉ mục; cấu hình cụ thể quyết định dữ liệu nào được cập nhật. Không được suy rằng xóa file nguồn sẽ tự xóa mọi đoạn đã lập chỉ mục ở mọi hệ thống. Lưu quan hệ giữa tài liệu và các đoạn, kiểm tra kết quả sau đồng bộ, và giữ nhật ký lần cập nhật. Bản cũ cần lưu cho kiểm tra có thể được giữ ở kho riêng hoặc đánh trạng thái không dùng cho truy vấn hiện hành theo thiết kế đã duyệt.
Ví dụ mô phỏng: chính sách áp dụng từ tháng sau
Một quy định mới được công bố ngày 20 nhưng có hiệu lực từ ngày 1 tháng sau. Câu hỏi về hôm nay không được tự dùng bản mới chỉ vì ngày tải lên gần hơn. Hệ thống cần thời điểm truy vấn hoặc hỏi lại nếu thiếu. Nếu hai văn bản cùng hiệu lực nhưng khác phạm vi chi nhánh, dùng phạm vi đã xác định; nếu không xác định được, nêu xung đột và chuyển owner. Ví dụ mô phỏng này không đại diện chính sách của Onter hay khách hàng.
Nghiệm thu ở ranh giới thay đổi
Kiểm tra câu hỏi trước ngày hiệu lực, đúng ngày hiệu lực và sau ngày hết hiệu lực. Thử tình huống bản cũ vẫn còn trong chỉ mục, bản mới thiếu metadata và tài liệu cùng tên nhưng khác bộ phận. Câu trả lời cần dẫn tên hoặc phiên bản nguồn phù hợp để người dùng kiểm tra. Không gắn nhãn “mới nhất” chỉ từ thứ tự kết quả tìm kiếm. Khi không xác nhận được nguồn hiện hành, dừng ở trạng thái cần người phụ trách duyệt thay vì đưa câu trả lời dứt khoát.
Bảng làm việc để áp dụng
| Trường | Cần xác minh | Không dùng thay thế |
|---|---|---|
| document_id | Định danh ổn định | Tên file tùy ý |
| version | Bản được owner xác nhận | Chữ final |
| effective_from | Ngày bắt đầu áp dụng | Ngày upload |
| scope | Bộ phận hoặc chi nhánh | Độ liên quan tìm kiếm |
| status | Hiện hành / lưu trữ | Vị trí xếp hạng |
Trước khi đưa kết quả vào công việc
- Có owner của từng chính sách.
- Truy được đoạn về đúng phiên bản.
- Kiểm tra xóa/cập nhật ở chỉ mục thực tế.
- Có hành vi hỏi lại khi thiếu thời điểm hoặc phạm vi.
Chất lượng trả lời bắt đầu từ trách nhiệm cập nhật nguồn. Thêm mô hình mạnh hơn không thay thế được một sổ phiên bản mà không ai sở hữu.
Nếu trợ lý đang trả lời bằng chính sách cũ, hãy kiểm tra sổ nguồn, thời điểm áp dụng và trạng thái trong chỉ mục trước khi sửa prompt. Phần nền tảng RAG trong AI Agent giúp phân biệt việc tìm đoạn liên quan với việc chọn nguồn có thẩm quyền. Một lỗi cụ thể có đoạn nguồn sẽ hữu ích hơn yêu cầu chung “cập nhật AI”.
Nguồn và giới hạn
Tham khảo Change and delete detection using indexers (đọc ngày 12/10/2026). Các bảng và ví dụ trong bài là hướng dẫn biên tập hoặc mô phỏng, không phải số liệu khách hàng hay kết quả triển khai. Tính năng cụ thể phụ thuộc công cụ, cấu hình và quyền sử dụng thực tế.
