Khách gửi một file 3D, ảnh chụp bản vẽ và tin nhắn “báo giá giúp” nhưng không ghi số lượng hay vật liệu. Form báo giá gia công cơ khí nên gom các thông tin thuộc cùng một chi tiết, giữ chỗ chưa rõ và chuyển cho người có chuyên môn. Nhận được file chưa đồng nghĩa xưởng đã có đủ cơ sở để báo giá.
Một chi tiết cần một bộ yêu cầu nhận diện được
Gắn mã chi tiết, phiên bản yêu cầu, file liên quan, số lượng và đầu mối xác nhận. Nếu khách có nhiều chi tiết, đừng gom mọi file vào một ô rồi gắn một số lượng chung. Người nhận cần biết file nào thuộc chi tiết nào và nội dung nào là bản hiện hành khách muốn hỏi.
Ví dụ giả định: yêu cầu gồm chi tiết A số lượng 20 và chi tiết B số lượng 5. File A-R2 và A-R3 cùng được gửi. Form hoặc người tiếp nhận phải đánh dấu cần xác nhận phiên bản, không tự lấy file có tên mới hơn rồi coi khách đã duyệt.
Các trường giúp kỹ thuật hỏi đúng
| Nhóm | Cách ghi |
|---|---|
| Nhận diện | Mã chi tiết, phiên bản và file đi kèm |
| Vật liệu | Yêu cầu khách nêu, hoặc chưa xác nhận |
| Số lượng | Theo từng chi tiết và đơn vị |
| Yêu cầu kỹ thuật | Tham chiếu bản vẽ/ghi chú được khách xác nhận |
| Tiến độ mong muốn | Nhu cầu để xưởng đánh giá, không tự hứa ngày giao |
Không tự điền dung sai, vật liệu thay thế hoặc xử lý bề mặt để vượt kiểm tra bắt buộc của form. Các mục chưa rõ cần giữ nguyên trạng thái và có câu hỏi tiếp theo. Website giúp tiếp nhận, không thay việc đánh giá khả năng gia công.
File hình học không thay mọi chỉ dẫn kỹ thuật
Hướng dẫn Protolabs về yêu cầu dung sai nêu vai trò bản vẽ kỹ thuật khi có yêu cầu cụ thể trong quy trình của họ. Đây là ví dụ nhà cung cấp; không lấy tiêu chuẩn, giới hạn máy hoặc quy trình báo giá của họ làm năng lực của một xưởng khác.
Form nên cho khách tham chiếu yêu cầu đã có trong tài liệu và thêm ghi chú, không yêu cầu họ chọn đại một mức kỹ thuật không hiểu. Nếu thông tin hình học và ghi chú mâu thuẫn, người phụ trách phải hỏi lại. Không tự chuyển đơn vị hoặc sửa file thiết kế chỉ vì phần mềm mở được.
Ba trạng thái phải khác nhau
- Đã nhận: file và thông tin đã tới điểm tiếp nhận.
- Đủ để rà soát: bộ yêu cầu được nhận diện và các thiếu sót đã rõ.
- Được xác nhận để báo giá: người có thẩm quyền chốt phạm vi sử dụng.
Không phản hồi “yêu cầu khả thi” ngay sau tải file. Nếu quy trình có kiểm tra tự động, cần nêu đúng phạm vi kiểm tra và giữ bước chuyên môn khi cần. File lỗi, mật khẩu hoặc định dạng chưa hỗ trợ phải có thông báo và cách bổ sung, không bị bỏ mất trong email.
Kiểm tra bằng tình huống dễ gây báo sai
Thử hai chi tiết khác số lượng, hai revision cùng mã, thiếu vật liệu và file không mở được. Đối chiếu dữ liệu ở màn hình gửi với hồ sơ người nhận thực tế. Với tài liệu thiết kế hạn chế, xác nhận quyền chia sẻ và cách lưu trước khi dùng form public; không hứa bảo mật tuyệt đối chỉ vì website có HTTPS.
Nếu đang tổ chức catalogue và điểm nhận yêu cầu, hãy tách hàng tiêu chuẩn khỏi gia công theo hồ sơ. Khi trao đổi website với Onter, chuẩn bị bộ yêu cầu mẫu được phép chia sẻ và người tiếp nhận; phân tích CAD, báo giá tự động hoặc tích hợp hệ thống xưởng cần được đánh giá riêng.
