Tài liệu chính ghi “theo Phụ lục B”, thư mục lại có một file tên phụ lục mới nhất. Chưa thể coi file đó là đúng tài liệu được dẫn. AI kiểm phụ lục dẫn chiếu cần tìm mối nối giữa câu tham chiếu và đúng tệp, đúng phiên bản; một kết luận dựa trên tài liệu chưa nhận phải giữ trạng thái chờ.
Câu dẫn chiếu tạo một việc phải kiểm
Mỗi lần gặp “xem phụ lục”, “theo bảng đính kèm” hoặc “chi tiết trong hồ sơ khác”, ghi một quan hệ từ vị trí dẫn sang tài liệu cần nhận. Quan hệ nên có tên phụ lục như nguồn ghi, mã hoặc phiên bản nếu có, mục đích tham chiếu và trạng thái tìm thấy. Không biến tên file gần giống thành xác nhận đã đủ hồ sơ.
Google Document AI mô tả cấu trúc tài liệu và ngữ cảnh phân cấp. Khả năng nhận bố cục hỗ trợ lấy câu dẫn và mục chứa nó; việc kiểm phụ lục nào có thẩm quyền vẫn là quy tắc tiếp nhận của đội tài liệu. Hệ thống không tự biết một bản “final” có thay thế bản đã ký hay chưa.
Có file khác với có đúng tài liệu
Đối chiếu tên, mã, ngày, phiên bản và phạm vi. Một “Phụ lục B” có thể lặp ở nhiều bộ hồ sơ. Nếu chỉ có tên, dùng bộ tài liệu và câu nguồn làm ngữ cảnh để hỏi lại. File tồn tại nhưng không mở được hoặc thiếu trang phải ở trạng thái riêng với chưa nhận.
| Quan sát giả định | Trạng thái | Câu hỏi tiếp |
|---|---|---|
| Đã nhận B v2, nguồn dẫn B v1 | Lệch phiên bản | v2 có thay thế v1 không? |
| File B có nhưng không mở | Không đọc được | Xin lại bản hợp lệ |
| Không thấy B | Chưa nhận | Xin đúng tài liệu được dẫn |
Ví dụ chỉ minh họa sổ tiếp nhận. Việc phụ lục nào phải có, bản nào ưu tiên và ai được chấp nhận thay thế cần quy tắc được duyệt cho từng bộ hồ sơ; AI không tự đặt điều kiện hợp lệ.
Theo dẫn chiếu nhiều tầng mà không lạc phạm vi
Tài liệu A dẫn B; B lại dẫn bảng C. Nếu kết luận cần dữ liệu ở C, việc đã nhận B chưa đủ. Dựng đồ thị để thấy nhánh đang thiếu và điểm nào của kết luận phụ thuộc nhánh đó. Không bắt người đọc mở toàn bộ thư mục chỉ để biết cần bổ sung gì.
Gặp vòng A dẫn B, B dẫn A không nên đọc lặp mãi hoặc tự bỏ một cạnh. Ghi vòng và xác định liệu có nội dung độc lập ở hai tài liệu hay một tham chiếu bị nhầm. Giới hạn số tầng tự duyệt theo phạm vi được giao; mọi nhánh vượt phạm vi phải có trạng thái rõ.
Chỉ giữ phần kết luận đủ căn cứ
Tách mệnh đề đọc được trực tiếp trong tài liệu chính khỏi mệnh đề phụ thuộc phụ lục. Ví dụ giả định: tên thiết bị có trong A, còn phạm vi phụ kiện chỉ được dẫn sang B chưa nhận. Có thể ghi tên đã đối chiếu; phần phụ kiện phải chờ. Không suy ra từ ảnh minh họa hoặc mẫu dự án trước.
Với tài liệu nhiều trang, kiểm toàn vẹn tệp là bước khác. Bảng có đủ số trang không chứng minh đã nhận tất cả tài liệu được dẫn; ngược lại, đủ phụ lục không chứng minh từng file không mất trang. Tham khảo giữ nội dung bảng qua trang để xử lý cấu trúc trong một tệp, rồi dùng sổ tham chiếu cho quan hệ giữa tệp.
Yêu cầu bổ sung cần có căn cứ cụ thể
Ghi tài liệu chính, mục, trích đoạn dẫn, phụ lục cần nhận và thông tin cần xác nhận. “Xin Phụ lục B v1 được dẫn ở mục 4.2, hoặc xác nhận văn bản thay thế” rõ hơn “hồ sơ chưa đủ”. Khi nhận tài liệu mới, lưu thời điểm và người cung cấp, đối chiếu lại nhánh rồi mới đổi trạng thái.
Không tự gửi yêu cầu cho bên ngoài khi luồng chỉ được giao đọc tài liệu. Người tiếp nhận có thể dùng bản nháp câu hỏi do AI chuẩn bị. Với nguồn đi kèm email, kiểm email và tệp đính kèm cần bảo toàn đúng quan hệ thư–tệp; tên phụ lục trong nội dung thư chưa chứng minh tệp thực sự đính kèm.
Dẫn chiếu có thể chỉ một phần của tài liệu
Một câu có thể dẫn “bảng 2 trong Phụ lục B”, không phải toàn bộ B. Giữ mục đích và đích cụ thể để người duyệt biết phần nào cần tìm. Khi đã nhận B nhưng không có bảng 2, trạng thái vẫn chưa đủ cho mệnh đề đó. Không dùng một bảng khác có tên tương tự để lấp chỗ trống.
Liên kết web bên ngoài cũng cần ghi thời điểm đọc và phiên bản nếu có. Nếu nội dung thay đổi hoặc không còn truy cập được, giữ kết luận ở phạm vi nguồn đã xác nhận và yêu cầu bản lưu được phép dùng. Sổ tham chiếu giúp nhận diện thay đổi này; nó không tự cho quyền truy cập hoặc sao chép tài liệu bị hạn chế.
Tham khảo tài liệu gốc: Google Cloud Document AI. Layout parser giữ quan hệ cấu trúc và ngữ cảnh; quy tắc đủ phụ lục là đề xuất nghiệp vụ, không tính năng bảo đảm của nhà cung cấp. Các ví dụ, biểu mẫu và quyết định vận hành trong bài là đề xuất biên tập, không phải kết quả khách hàng.
Nghiệm thu bằng một bộ cố ý thiếu nhánh
Chọn bộ đầy đủ đã được người quản lý xác nhận, rồi tạo bản thử bỏ một phụ lục và một bản thử thay sai phiên bản. Kỳ vọng là chỉ ra đúng nhánh, giữ kết luận phụ thuộc ở trạng thái chưa đủ và không tự tạo nội dung mất. Giữ các ca này khi đổi cách chia tài liệu hoặc công cụ đọc.
Đầu ra cho quy trình đọc hồ sơ gồm đồ thị, sổ chưa nhận và phạm vi kết luận có căn cứ. Người có quyền vẫn xác nhận bộ hồ sơ hoàn tất; AI hỗ trợ tìm dấu vết để quyết định đó có thể kiểm lại.
