Bảng báo giá có “Khu vực Bắc” và “Khu vực Nam”, mỗi vùng lại chia “Số lượng” và “Đơn giá”. Nếu AI đọc bảng ô gộp rồi bỏ mất hàng tiêu đề trên, hai cột “Đơn giá” trở nên giống nhau. Dữ liệu vẫn đủ số nhưng không còn đủ nghĩa để sử dụng.
Đầu ra cần thiết không chỉ là bảng phẳng. Cần thêm bản đồ cho biết mỗi cột nhận những tiêu đề nào, từ nhóm lớn đến trường nhỏ. Bản đồ này giúp người kiểm tra nhận ra lỗi trước khi số liệu đi vào báo cáo hoặc phần mềm quản lý.
Một ví dụ tiêu đề lặp nhưng không trùng nghĩa
| Cột nhìn thấy | Đường dẫn nhãn đúng | Điểm cần giữ |
|---|---|---|
| Số lượng thứ nhất | Khu vực Bắc → Số lượng | Đơn vị sản phẩm |
| Đơn giá thứ nhất | Khu vực Bắc → Đơn giá | Đơn vị tiền ở đầu bảng |
| Số lượng thứ hai | Khu vực Nam → Số lượng | Không dùng nhãn Bắc |
| Tổng | Toàn bộ → Tổng | Không kế thừa nhóm sát bên |
Ví dụ trên là cấu trúc mô phỏng. Khi xuất dữ liệu, có thể đặt tên cột như bac_so_luong, nhưng vẫn lưu đường dẫn nhãn gốc “Khu vực Bắc → Số lượng”. Không thay hết nhãn bằng tên kỹ thuật rồi bỏ nguồn: người nghiệp vụ cần nhìn thấy cách diễn giải của hệ thống.
Ô trống ở tiêu đề không có nghĩa là thiếu nhãn
Trong bảng ô gộp, một nhãn có thể phủ nhiều cột hoặc nhiều hàng. Khi chuyển sang văn bản, các ô nằm dưới phần gộp thường trông trống. Điền nhãn từ trái sang phải một cách máy móc có thể làm nhãn khu vực lan sang cột tổng cộng, ghi chú hoặc đơn vị tính.
Chỉ lan nhãn trong phạm vi ô gộp có bằng chứng cấu trúc. Nếu công cụ không trả về span đáng tin, giữ ảnh và mô tả cách suy luận để người kiểm tra xác nhận. Bảng có đường viền đứt, nền màu hoặc tiêu đề đứng phải có ca kiểm riêng.
Hồ sơ cột nên lưu những gì?
- Chỉ số cột và tọa độ trên trang.
- Danh sách nhãn cha–con theo thứ tự.
- Đơn vị tính và chú thích áp dụng.
- Ô gốc tạo ra từng nhãn, gồm hàng/cột/span nếu có.
- Tên trường xuất, người duyệt và tình trạng xác minh.
Đơn vị tính có thể nằm ngoài đầu cột, chẳng hạn “Đơn vị: nghìn đồng” phía trên bảng. Không được mặc định đơn vị của bảng này giống bảng trước. Chú thích ở chân bảng cũng cần được liên kết nếu nó thay đổi cách hiểu một nhóm cột.
Kiểm tra cấu trúc trước khi kiểm tra tổng
Tổng khớp không chứng minh cột đã được gán đúng. Hai cột Bắc/Nam bị đổi chỗ vẫn có thể cho tổng toàn công ty chính xác. Hãy chọn một dòng nhìn được trên ảnh, đối chiếu từng giá trị với đường dẫn tiêu đề rồi mới kiểm tra phép cộng.
Cần thử trường hợp tên nhóm lặp ở trang tiếp theo, tiêu đề ba tầng, cột tổng không thuộc nhóm và ô gộp dọc trong phần dữ liệu. Nếu tài liệu kéo dài nhiều trang, bài nối bảng PDF bị ngắt trang xử lý ranh giới trang; còn bản đồ ở đây giải quyết ý nghĩa cột bên trong một bảng.
Điều kiện bàn giao dữ liệu
Chỉ bàn giao khi mỗi cột dữ liệu có đường dẫn tiêu đề duy nhất hoặc một ngoại lệ đã được giải thích. Cột chưa phân giải phải nằm trong danh sách chờ, không được đặt tên tự đoán. Lưu cả bản đồ lẫn ảnh nguồn để người nhận có thể sửa một nhãn mà không phải chạy lại toàn tài liệu.
Khi trao đổi về xử lý tài liệu doanh nghiệp bằng AI, một bảng khó đã che dữ liệu nhạy cảm và bản đồ cột mong muốn hữu ích hơn yêu cầu chung “xuất ra Excel”. Hai bên sẽ xác định được mức độ cấu trúc cần giữ và phần kiểm tra vẫn thuộc người nghiệp vụ.
Nguồn và phạm vi áp dụng
Tài liệu gốc được tham khảo: Layout có thông tin hàng, cột và span ô; tài liệu mô tả hỗ trợ biểu diễn bảng ô gộp, tiêu đề nhiều hàng. Các bảng, ví dụ và tiêu chí vận hành trong bài là đề xuất biên tập; ví dụ dùng dữ liệu mô phỏng, không phải kết quả triển khai hay cam kết của Onter. Khả năng hỗ trợ phải kiểm tra theo công cụ, phiên bản và dữ liệu thực tế.
