Bạn ghi một lần nhập hàng, hai lần xuất rồi muốn biết vì sao số tồn không khớp. File kho hữu ích phải cho phép lần lại từng giao dịch, nhận ra dòng chưa hợp lệ và giữ nguyên trường hợp tồn âm để kiểm tra. Một ô tổng đẹp chưa đủ để chốt số hàng thực tế.
Mẫu Onter đi kèm được thiết kế cho cửa hàng quản lý một kho: tối đa 20 SKU, 100 dòng giao dịch và một đơn vị chuẩn cho mỗi SKU. Dữ liệu ban đầu hoàn toàn giả lập. File không có macro hoặc kết nối hệ thống ngoài.
Nhận file và lưu một bản riêng
Tải mẫu kho Onter v1.0.1. Bản này dùng ngày Excel dạng số để tương thích import Google Sheets; công thức và định dạng được giữ nguyên. Trước khi dùng, lưu một bản sao để giữ lại mẫu gốc. Không cần gửi dữ liệu kho thật cho Onter để thử các ví dụ trong bài.
File gồm bốn trang: Ton kho để đối chiếu, Giao dich để ghi nhập–xuất, Danh muc để khai báo hàng và Huong dan để tra cách dùng. Ô vàng là vùng nhập. Những cột còn lại có công thức; không dán dữ liệu đè lên chúng.
Bước 1: chốt thời điểm bắt đầu và tồn đầu
Chọn thời điểm bắt đầu theo dõi rồi kiểm số dư tại thời điểm đó. Không vừa lấy tồn đầu cuối tháng vừa nhập lại giao dịch của cả tháng, vì bạn sẽ cộng hai lần.
Trong Danh muc, nhập SKU, tên hàng, đơn vị chuẩn và tồn đầu tại A7:D26. Số 0 là một giá trị hợp lệ; ô trống có nghĩa chưa cung cấp số đầu kỳ. Mỗi SKU phải duy nhất. Dùng cùng một cách viết đơn vị ở danh mục và giao dịch, ví dụ “chiếc”.
| SKU giả lập | Đơn vị | Tồn đầu |
|---|---|---|
| SKU-A | chiếc | 10 |
| SKU-B | chiếc | 0 |
Mẫu này không tự quy đổi thùng ra chiếc. Nếu thực tế mua theo thùng, hãy xác nhận quy đổi và ghi giao dịch theo đơn vị chuẩn trước khi tổng hợp. Bài mua theo thùng, tồn theo chiếc giải thích kỹ hơn trường hợp này.
Bước 2: ghi mỗi biến động thành một dòng
Ở Giao dich, điền A:F: ngày, mã dòng duy nhất, SKU, loại, số lượng và đơn vị. Chọn NHAP hoặc XUAT, luôn ghi số lượng dương. File sử dụng loại giao dịch để biết cộng hay trừ.
Mỗi dòng cần một mã riêng. Một phiếu có nhiều mặt hàng có thể dùng PN-01-01, PN-01-02. Lặp cùng mã dòng sẽ được cảnh báo để bạn kiểm lại, kể cả khi đó thực sự là hai giao dịch khác nhau.
| Mã dòng | SKU | Loại | Số lượng | Đơn vị |
|---|---|---|---|---|
| PN-01-01 | SKU-A | NHAP | 5 | chiếc |
| PX-01-01 | SKU-A | XUAT | 3 | chiếc |
| PX-02-01 | SKU-B | XUAT | 1 | chiếc |
Giữ chứng từ gốc riêng để tra lại. Mẫu không thay thế hệ thống lưu chứng từ hoặc nhật ký chống sửa.
Bước 3: đọc cảnh báo trước khi xem số tổng
Các cột G:L chỉ ra vấn đề theo nhóm: mã hàng, tham chiếu, số lượng, đơn vị, loại và ngày. Cột M cho biết dòng hợp lệ hay cần sửa. N:O là lượng nhập, xuất được tính.
Một dòng có lỗi vẫn nằm nguyên ở bảng nhưng chưa được cộng vào tồn. Vì vậy, “Tồn tính được” chưa phải số có thể chốt nếu còn giao dịch cần sửa. Số lượng giao dịch cần sửa được hiện ở đầu Ton kho để bạn không bỏ sót dòng thiếu SKU vốn chưa gắn với một mặt hàng nào.
Nếu có hai dòng trùng mã, cả hai được giữ để kiểm tra và chưa được tổng hợp. Hãy đối chiếu chứng từ, sửa mã khi đúng là hai dòng riêng hoặc xử lý dòng nhập lặp theo quy trình lưu vết của cửa hàng. Đừng xóa chỉ để làm mất cảnh báo.
Bước 4: kiểm tồn theo từng SKU
Công thức của mẫu là:
Tồn tính được = Tồn đầu kỳ + Nhập hợp lệ − Xuất hợp lệ
Với SKU-A, kết quả mẫu phải là 10 + 5 − 3 = 12. Bạn có thể đổi lượng nhập từ 5 thành 6 trong bản sao để kiểm số tồn tăng thành 13, rồi trả lại dữ liệu mẫu.
SKU-B có 0 − 1 = -1. File giữ dòng xuất và số tồn âm, đồng thời nhắc kiểm tra. Tồn âm có thể liên quan đến sai thời điểm, thiếu phiếu nhập, nhầm mã hoặc sai số lượng; file không tự xác định nguyên nhân. Hãy kiểm chứng từ và hàng thực tế trước khi sửa.
Những lỗi thường gặp và cách xử lý
| Hiện tượng | Việc cần làm |
|---|---|
| Thiếu SKU hoặc SKU không duy nhất | Kiểm mã ở danh mục, không chọn một mã gần giống để thay |
| Số lượng là chữ, bằng 0 hoặc âm | Đối chiếu chứng từ; dùng số dương và loại NHAP/XUAT |
| Sai đơn vị | Đưa về đơn vị chuẩn sau khi xác nhận quy đổi |
| Chưa chọn loại giao dịch | Chọn đúng hướng nhập hoặc xuất |
| Thiếu ngày | Nhập ngày Excel hợp lệ để có thể tra theo thời điểm |
| Tồn đầu kỳ chưa có | Nhập số đã kiểm, không điền 0 chỉ để có kết quả |
| Dán dữ liệu làm mất công thức | Quay lại bản sao mẫu, chỉ nhập vùng A:F hoặc A:D |
Không nhập vượt hàng 106 ở Giao dich hoặc hàng 26 ở Danh muc. Các vùng tính có giới hạn rõ; muốn tăng dung lượng cần mở rộng công thức và kiểm thử lại, không chỉ thêm dòng trống.
Khi kết thúc kỳ theo dõi
Xử lý các dòng lỗi, kiểm tồn âm và đối chiếu với kiểm đếm. Lưu một bản chốt có ngày để tránh sửa nhầm số đã bàn giao. Nếu chuyển sang kỳ mới, lấy tồn cuối đã kiểm làm tồn đầu trong bản mới và không mang cả giao dịch cũ sang để cộng lại.
Chênh lệch giữa kiểm đếm và file cần được ghi nhận nguyên nhân trước khi điều chỉnh. Có thể tham khảo lịch kiểm kê luân phiên để tổ chức việc đếm, thay vì chỉ xử lý vào cuối tháng.
Thử các ca lỗi trong bản sao trước khi nhập hàng thật
Hãy giữ riêng một bản thử có dữ liệu mẫu. Đầu tiên, mở trang Ton kho và xác nhận SKU-A còn 12, SKU-B âm 1. Sau đó chỉ thay một đầu vào mỗi lần; nếu sửa đồng thời mã, ngày và số lượng, bạn khó biết cảnh báo nào đang phản ánh thay đổi nào. Ghi lại kết quả trước khi trả dữ liệu về mẫu ban đầu.
Trong bản thử, cho hai giao dịch dùng cùng mã dòng. Kết quả cần nhìn là cảnh báo TRÙNG MÃ DÒNG và trạng thái CẦN SỬA, không phải một số tổng đã tự chọn giữ một giao dịch. Tiếp theo, trả mã về duy nhất rồi để trống SKU của một dòng. Dòng thiếu mã vẫn cần được nhìn thấy trong số giao dịch cần sửa; đừng chỉ đọc bảng tồn theo mã hàng vì dòng này chưa thuộc SKU nào.
Thử riêng số lượng dạng chữ, số 0, số âm và đơn vị khác danh mục. Những dòng này phải chờ sửa và chưa đóng góp lượng nhập hoặc xuất hợp lệ. Tiếp tục với một dòng thiếu ngày và một dòng chưa chọn NHAP/XUAT. Mỗi lần đều đối chiếu trạng thái, cảnh báo cụ thể và phần lượng được tính. Đây là cách đọc kết quả thử, không phải hướng dẫn sửa chứng từ gốc cho khớp công thức.
Các trường hợp trên đã được kiểm với dữ liệu giả lập trong bản v1.0.1 qua Artifact Tool và Google Sheets. Microsoft Excel desktop chưa được kiểm trực tiếp. Khi mở bằng ứng dụng hoặc phiên bản khác, hãy chạy lại các ca mẫu trong bản sao trước khi dùng số liệu vận hành. Nếu kết quả khác, dừng nhập thật và giữ nguyên file cùng bước tái hiện để kiểm tra.
Giới hạn của mẫu và lúc cần hệ thống khác
File không quản lý nhiều kho, giá vốn, lô, hạn dùng hoặc phân quyền nhiều người. Nó cũng không tự lấy dữ liệu từ đơn hàng hay tự dùng AI để tìm nguyên nhân chênh lệch. Khi nhiều người cùng nhập, cần kiểm soát phiên bản và trách nhiệm; workbook đơn giản không cung cấp lịch sử chống sửa đầy đủ.
Nếu bạn có hai nguồn dữ liệu cần đối chiếu, xem dịch vụ AI đối chiếu tồn kho và kiểm kê của Onter. Đây là phạm vi dịch vụ riêng cần xác nhận theo dữ liệu và yêu cầu, không phải tính năng đi kèm file miễn phí.
Trước khi quyết định chuyển phần mềm, hãy liệt kê điều file hiện tại chưa đáp ứng: nhiều kho, người dùng đồng thời, truy vết, quy đổi hay tích hợp. Danh sách đó giúp chọn giải pháp theo việc thực tế cần làm.
