Một từ đúng chưa chắc là cách gọi đúng của doanh nghiệp
Bản giới thiệu dùng một cách gọi, hướng dẫn sử dụng dùng cách khác: khách hàng có thể hiểu thành hai chức năng. AI hỗ trợ dịch bản nháp, nhưng người quản lý tài liệu cần quyết định thuật ngữ nào được phép dùng và trong ngữ cảnh nào.
Đừng bắt đầu bằng một danh sách từ không có câu nguồn. Chọn tài liệu đã được duyệt, xác định cặp ngôn ngữ và ghi rõ người có quyền chốt cách dịch. Tên thương hiệu, mã nội bộ và nội dung không được dịch cần có quy tắc riêng.
Lập bảng từ có ngữ cảnh, không thay thế từ máy móc
Mỗi mục nên có cụm nguồn, câu ví dụ, cách dịch được duyệt, cách dịch cần tránh và phạm vi áp dụng. Hai bộ phận có thể dùng cùng một từ cho hai khái niệm; tách mục theo ngữ cảnh thay vì ép dùng chung.
Ví dụ giả định: “release” trong tài liệu phần mềm được duyệt là “bản phát hành”; trong hồ sơ kho, người phụ trách chưa xác nhận nghĩa. AI phải giữ mục thứ hai ở trạng thái chờ, không sao chép quyết định từ tài liệu phần mềm.
Đối chiếu bản dịch theo từng lần phát hành
Giao cho AI danh sách đã duyệt cùng đoạn cần dịch. Yêu cầu trả lại câu dịch và các thuật ngữ đã dùng; nếu gặp từ ngoài danh sách, đưa vào sổ ngoại lệ. Người đọc đối chiếu câu nguồn để phát hiện thay đổi nghĩa, phủ định bị mất hoặc giọng văn không phù hợp.
Microsoft mô tả glossary cho Document Translation theo cặp ngôn ngữ; quy tắc chữ hoa và định dạng tệp phụ thuộc dịch vụ. Không giả định mọi công cụ chat đều thực thi glossary như một bộ máy dịch có cấu hình.
Khi nào chưa nên gửi bản dịch
Giữ bản nháp nếu có thuật ngữ tranh chấp, câu nguồn mơ hồ hoặc nội dung chuyên ngành chưa có người duyệt. Tài liệu pháp lý, an toàn hay hướng dẫn vận hành cần người có chuyên môn kiểm tra; tính nhất quán không chứng minh tính chính xác.
Lưu phiên bản bảng thuật ngữ đã dùng, bản nguồn và người duyệt cùng đợt phát hành. Khi sửa một mục, rà lại tài liệu đang dùng mục đó trước khi áp dụng rộng. Đây là quản lý thay đổi nội dung, không phải lời hứa dịch tự động hoàn hảo.
Phiếu kiểm tra dùng trong công việc
| Trường | Ví dụ giả định | Quyết định |
|---|---|---|
| Cụm và ngữ cảnh | release trong ghi chú phần mềm | bản phát hành |
| Ngữ cảnh khác | release trong hồ sơ kho | Chờ người phụ trách |
| Cách gọi bị loại | Phiên dịch làm thay đổi chức năng | Ghi lý do, không dùng |
| Phiên bản và duyệt | Từ điển v1, người phụ trách tài liệu | Chỉ gửi sau readback |
Đọc nguồn và chọn phạm vi triển khai
Tài liệu gốc hỗ trợ phần glossary theo cặp ngôn ngữ và kiểm soát thuật ngữ. Biểu mẫu và ví dụ trong bài là đề xuất thực hành của Onter, không phải kết quả thử nghiệm hay chứng nhận của nhà cung cấp.
Nếu công việc này lặp lại ở nhiều người, hãy mô tả đầu vào, đầu ra và người duyệt khi trao đổi về ứng dụng AI trong quy trình hiện có. Bắt đầu bằng một tập mẫu được phép sử dụng; chưa cần giao quyền ghi dữ liệu hoặc gửi tài liệu tự động.
