Giảm thao tác nhập lại
Mục tiêu là hỗ trợ đưa thông tin từ nhiều báo giá về mẫu Excel doanh nghiệp đang dùng. Mức tự động hóa được đánh giá trên mẫu tài liệu thực tế được phép sử dụng.
ONTER · GIẢI PHÁP CHO BỘ PHẬN MUA HÀNG
Triển khai AI so sánh báo giá nhà cung cấp
Đưa báo giá PDF, Excel và ảnh về một bảng đối chiếu để nhân sự doanh nghiệp kiểm tra, phê duyệt.
Onter nhận tư vấn, khảo sát và thiết lập quy trình theo yêu cầu. Phạm vi đọc tài liệu, quy tắc vật tư và tích hợp được thống nhất, kiểm thử trước khi đưa vào vận hành.
Dịch vụ triển khai theo yêu cầu · Nhân sự giữ quyền duyệt · Không phải tài khoản phần mềm dùng ngay
TỪ CHỨNG TỪ ĐẾN QUYẾT ĐỊNH CÓ KIỂM TRA
PDFExcelẢnh
01 · Trích xuất & chuẩn hóa02 · Đối chiếu & đánh dấu03 · Excel & nhân sự duyệt
Sơ đồ quy trình dự kiến.
Không phải giao diện sản phẩm đã hoàn thiện.
MỘT QUY TRÌNH, MỘT ĐẦU RA RÕ RÀNG
So sánh cùng vật tư, nhìn rõ điều kiện mua
Kiểm tra quy cách trước giá
Thống nhất mã, thương hiệu, kích thước và đơn vị. Vật tư chưa xác nhận tương đương phải được tách hoặc đánh dấu để nhân sự kiểm tra.
Giữ bước duyệt của con người
Bảng đối chiếu hỗ trợ quyết định. Nhân sự mua hàng xác nhận thông tin, điều kiện giao và lựa chọn nhà cung cấp.
VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP
Nhiều báo giá, nhiều cách ghi
Cùng một yêu cầu mua nhưng nhà cung cấp gửi khác bố cục, tên gọi và điều kiện. Giá thấp hơn có thể đi kèm quy cách khác hoặc chưa gồm thuế, phí.
- PDF, Excel và ảnh cần đọc rồi nhập lại.
- Tên vật tư gần giống nhưng khác mã hoặc độ dày.
- Đơn vị hộp, cuộn, mét chưa có tỷ lệ quy đổi.
- VAT, vận chuyển, thời hạn giao và thanh toán nằm ở nhiều vị trí.
Trước và sau khi thiết lập quy trình
Thủ công: đọc từng file → gõ lại → tự ghép dòng → kiểm tra điều kiện → trình duyệt.
Quy trình đề xuất: trích xuất hỗ trợ bằng AI → ánh xạ theo danh mục → gắn cờ thiếu/khác → nhân sự sửa và duyệt → xuất Excel.
Minh họa phương pháp triển khai; chưa phải kết quả đo thời gian tiết kiệm hoặc cam kết độ chính xác.
TRIỂN KHAI THEO PHẠM VI
Quy trình triển khai AI so sánh báo giá nhà cung cấp
Khảo sát
Thống nhất người lập, người duyệt, định dạng đầu vào, số bộ mỗi tháng và mẫu Excel cần nhận.
Thử giới hạn
Khóa danh mục, bộ mẫu được phép và tiêu chí đánh giá. Kiểm tra khả năng xử lý trước khi cam kết phạm vi.
Cấu hình quy trình
Thiết lập cách nhận file, trường trích xuất, quy tắc ghép vật tư và cảnh báo. Tích hợp báo giá riêng nếu cần.
Kiểm thử nghiệm thu (UAT) & bàn giao
Nhân sự doanh nghiệp kiểm thử, ghi lỗi và nghiệm thu. Hướng dẫn vận hành, phân quyền và hỗ trợ theo thỏa thuận.
Đây là dịch vụ AI cho doanh nghiệp, không phải triển khai ERP mua hàng tổng thể. Xem thêm giải pháp tự động hóa quy trình.
ĐẦU VÀO & ĐẦU RA
PDF, Excel, ảnh → bảng so sánh có bước kiểm tra
Tài liệu có text hoặc bản scan; bố cục, số trang và chất lượng đọc cần được thử theo phạm vi.
Excel
Thống nhất sheet, cột, đơn vị và cách xử lý ô gộp. Không chạy macro từ tài liệu đầu vào.
Ảnh báo giá
Ảnh cần đủ rõ và trọn bảng. Dữ liệu khó đọc được yêu cầu xác nhận, không tự điền thông tin thiếu.
Không gửi chứng từ thật qua form công khai. Onter thống nhất quyền sử dụng, nơi lưu và cách nhận tài liệu sau khi trao đổi.
VÍ DỤ BẢNG SO SÁNH
Giá thấp chưa đủ để chọn nhà cung cấp
Dữ liệu giả lập để minh họa — không phải chứng từ khách hàng hay kết quả của hệ thống AI đã chạy. Yêu cầu: 10 tấm vật tư M01, cùng quy cách đã duyệt.
| Nhà cung cấp | Đơn giá | VAT / phí | Tổng | Cần kiểm tra |
|---|---|---|---|---|
| NCC A | 100.000/tấm | VAT 10%, phí 0 | 1.100.000 | Cùng quy cách; chờ nhân sự xác nhận |
| NCC B | 98.000/tấm | Chưa rõ VAT | Chưa xác định | Hỏi lại điều kiện thuế |
| NCC C | 95.000/tấm | Chưa đối chiếu | Không so cùng nhóm | Khác độ dày; tách vật tư |
Cách tính A: 10 × 100.000 × 1,10 = 1.100.000. Không suy ra VAT cho B; không xếp C là rẻ nhất khi khác quy cách. Trong dự án, nguồn từng trường và dòng cần duyệt được thống nhất trong tiêu chí nghiệm thu.
Quy đổi đơn vị và giữ đúng phiên bản báo giá
Ví dụ giả lập khác: A báo 240.000đ/thùng, đã xác nhận 12 chiếc/thùng; B báo 21.000đ/chiếc. Đơn giá quy đổi của A là 20.000đ/chiếc. Chưa thể chọn A chỉ từ số này: phải kiểm cùng quy cách, thuế, vận chuyển, số lượng tối thiểu và điều kiện giao. Nếu chưa xác nhận số chiếc/thùng, giữ trạng thái chưa so được, không để AI đoán tỷ lệ từ tên hàng.
Ghi ngày nhận, phiên bản và thời hạn áp dụng do nhà cung cấp xác nhận. Bản A-v1 đã hết hạn không tự trở thành giá hiện hành khi lập bảng; xin xác nhận hoặc bản mới. Giữ bản dùng để ra quyết định và thời điểm đối chiếu, không ghi đè lịch sử. Không đặt một thời hạn chung cho mọi nhà cung cấp.
Phần này xử lý báo giá đã nhận; bước chuẩn bị yêu cầu mua và quyền gửi RFQ diễn ra trước đó. Nguồn tham khảo quy trình RFQ: RFQ trong Dynamics 365; phép tính và tên A/B là ví dụ do người biên tập xây dựng.
Nếu hai nhà cung cấp dùng mã khác nhau cho cùng vật tư, cần đối chiếu danh tính vật tư giữa hai danh mục trước phép so giá. Tên gần giống chưa chứng minh cùng quy cách hoặc có thể thay thế.
Các trường có thể đối chiếu
- Mã, tên, thương hiệu, model và quy cách.
- Đơn vị, số lượng, đơn giá và chiết khấu.
- VAT, vận chuyển và tổng tiền theo dữ liệu đã rõ.
- Thời gian giao, hiệu lực báo giá, bảo hành, thanh toán.
- Nguồn dữ liệu và trạng thái cần xác nhận.
Chọn trường theo tài liệu và quy tắc từng dự án; không mặc định mọi file đều có đủ dữ liệu.
Doanh nghiệp nào phù hợp?
SME nhận nhiều báo giá cho một yêu cầu mua, có danh mục hoặc quy cách rõ và người chịu trách nhiệm phê duyệt.
Ít giao dịch hoặc bảng đơn giản có thể chỉ cần mẫu Excel. Với vật tư kỹ thuật, người có chuyên môn phải xác nhận tính tương đương.
Đang cần lập báo giá gửi khách? Xem AI báo giá tự động cho bán hàng. Hai dịch vụ phục vụ hai chiều giao dịch khác nhau.
CHI PHÍ THAM KHẢO
Bảng giá triển khai theo yêu cầu
Pilot
Từ 2.000.000 VNĐ
Thử quy trình trên một nhóm vật tư trước khi triển khai.
- Khảo sát một quy trình.
- Xử lý thử giới hạn bộ báo giá.
- Đầu ra Excel theo phạm vi thử.
- Đánh giá cùng nhân sự doanh nghiệp.
Xem chi tiết phạm vi
Khảo sát một quy trình.
Xử lý thử giới hạn bộ báo giá.
Đầu ra Excel theo phạm vi thử.
Đánh giá cùng nhân sự doanh nghiệp.
Mức khởi điểm đề xuất: tối đa 4 giờ công, 5 bộ thử trong 14 ngày, 1 nhóm vật tư, tối đa 2 bố cục; API thử trần 150.000 đồng. Khả thi kỹ thuật cần xác nhận trước ký.
Triển khai
Từ 6.000.000 VNĐ
Triển khai quy trình so sánh phù hợp dữ liệu doanh nghiệp.
- Workflow phù hợp một quy trình.
- Cấu hình tài liệu và quy tắc so sánh.
- Kiểm thử UAT, hướng dẫn bàn giao.
- Không mặc định gồm tích hợp ERP.
Xem chi tiết phạm vi
Workflow phù hợp một quy trình.
Cấu hình tài liệu và quy tắc so sánh.
Kiểm thử UAT, hướng dẫn bàn giao.
Không mặc định gồm tích hợp ERP.
Mức khởi điểm: tối đa 12 giờ công, 10 bộ UAT trong 30 ngày, 1 mẫu Excel, tối đa 3 bố cục; API UAT trần 300.000 đồng. Chỉ áp dụng khi có thể tái sử dụng công cụ phù hợp.
Bảo trì
Từ 490.000 VNĐ/tháng
Hỗ trợ quy trình đã được bàn giao.
- Hỗ trợ cấu hình đã bàn giao.
- Sửa lỗi trong phạm vi thỏa thuận.
- Theo dõi và chỉnh sửa nhỏ.
- API/OCR/tài nguyên ngoài tính riêng.
Xem chi tiết phạm vi
Hỗ trợ cấu hình đã bàn giao.
Sửa lỗi trong phạm vi thỏa thuận.
Theo dõi và chỉnh sửa nhỏ.
API/OCR/tài nguyên ngoài tính riêng.
Mức khởi điểm: tối đa 0,5 giờ hỗ trợ/tháng trong giờ hành chính; không kèm xử lý chứng từ. Bảo trì tùy chọn; thay đổi lớn báo giá riêng.
Giá tham khảo từ mức khởi điểm. Báo giá chính thức được xác định sau khi khảo sát số lượng tài liệu, quy trình và yêu cầu tích hợp. Dịch vụ triển khai theo yêu cầu, không phải tài khoản SaaS có thể sử dụng ngay.
Một bộ thử tối đa 3 báo giá; mỗi file tối đa 5 trang, 30 dòng và 10 MB. Giới hạn giờ/bộ/API được xác nhận trong báo giá trước ký; vượt phạm vi phải thống nhất lại. VAT nếu áp dụng được ghi riêng. Chi phí vận hành sau UAT và tích hợp bên ngoài báo riêng; không có cam kết xử lý không giới hạn.
CÂU HỎI THỰC TẾ
Câu hỏi về AI so sánh báo giá nhà cung cấp
Dịch vụ này khác AI tạo báo giá bán hàng thế nào?
So sánh báo giá nhà cung cấp phục vụ chiều mua: đối chiếu nhiều đề nghị đầu vào. AI tạo báo giá bán hàng phục vụ chiều bán: lập giá và gửi đề nghị cho khách. Onter khảo sát riêng từng quy trình.
AI có đọc được mọi file PDF, Excel và ảnh không?
Không mặc định. Định dạng, bố cục, chất lượng ảnh, số trang và trường dữ liệu phải được thử trong phạm vi. File khó đọc hoặc dữ liệu thiếu cần nhân sự xác nhận.
AI có tự chọn nhà cung cấp hoặc duyệt mua không?
Không. Nhân sự doanh nghiệp kiểm tra quy cách, điều kiện và quyết định mua. Dịch vụ này không bao gồm tự đặt hàng hoặc gửi PO.
Có cần thay ERP hoặc phần mềm hiện có không?
Không bắt buộc. Có thể bắt đầu bằng luồng nhận file thủ công và Excel. Tích hợp ERP cần kiểm tra API, quyền truy cập và báo giá riêng.
Giá Pilot đã gồm OCR/API chưa?
Mức khởi điểm có trần API thử như bảng giá. Sau nghiệm thu, API/OCR và tài nguyên bên ngoài tính theo ngân sách được thống nhất, ưu tiên tài khoản của doanh nghiệp.
Dữ liệu báo giá được lưu và xử lý ở đâu?
Onter thống nhất với doanh nghiệp nơi lưu, nhà cung cấp xử lý, quyền truy cập và thời gian giữ/xóa trước khi nhận tài liệu. Form công khai chỉ nhận thông tin tư vấn, không nhận file báo giá.
Có phải trả phí bảo trì hàng tháng bắt buộc không?
Bảo trì là dịch vụ tùy chọn theo phạm vi hỗ trợ. Đây không phải tài khoản SaaS hoặc gói thuê bao phần mềm dùng ngay.
Khi nào có thể đưa quy trình vào vận hành?
Sau khảo sát, kiểm thử trên bộ mẫu được phép, xử lý lỗi và UAT theo tiêu chí đã thống nhất. Nếu không đạt, điều chỉnh phạm vi hoặc dừng; không cam kết sẵn tỷ lệ chính xác hoặc thời gian tiết kiệm.
BẮT ĐẦU BẰNG KHẢO SÁT
Trao đổi quy trình doanh nghiệp đang dùng
Cho Onter biết số bộ báo giá, định dạng tài liệu và phần việc cần hỗ trợ. Chúng tôi trao đổi phạm vi trước khi đề xuất Pilot hoặc triển khai.
Chưa cần gửi hợp đồng, bảng giá hoặc dữ liệu nhà cung cấp. Không cung cấp mật khẩu hay thông tin nhạy cảm trong nội dung form.
Khám phá thêm các dịch vụ AI cho doanh nghiệp hoặc liên hệ Onter.
Xưởng in: so quy cách trước khi so đơn giá
Khi mua giấy hoặc thuê gia công, định lượng, khổ, số lượng, hao hụt và điều kiện giao phải cùng phạm vi trước khi so giá. Quy trình hỗ trợ đánh dấu trường thiếu và khác biệt; nhân sự mua hàng xác nhận tương đương, không để AI tự chọn nhà cung cấp. Xem website xưởng in để khách mô tả quy cách trước khi liên hệ.
Website giới thiệu và quy trình AI là hai phạm vi riêng. Chỉ kết nối sau khi xác minh dữ liệu, quyền truy cập, người duyệt và báo giá; không mặc định tích hợp trong gói website.
