Thiếu một tài liệu theo hợp đồng
Danh mục đính kèm khác nhau theo hợp đồng, giai đoạn và bên nhận. Một checklist chung không cho biết bộ hiện tại đã đúng yêu cầu mà khách hàng xác nhận hay chưa.
ONTER · NHÀ THẦU MEP, THẦU PHỤ & ĐỘI QS
Triển khai AI hỗ trợ kiểm tra hồ sơ nghiệm thu
Rà từng bộ hồ sơ theo checklist đã xác nhận — thấy tài liệu thiếu, dòng chênh lệch và nguồn cần kiểm tra.
Onter thiết lập quy trình đọc PDF, Word, Excel và xuất báo cáo rà soát hồ sơ nghiệm thu – thanh toán nhà thầu. Kỹ sư, QS hoặc kế toán giữ quyền kiểm tra và duyệt; AI không xác nhận đủ điều kiện thanh toán.
Dịch vụ triển khai theo phạm vi · Khảo sát mẫu trước báo giá chính thức · Form không nhận hồ sơ
VÍ DỤ MÔ PHỎNG · CHECKLIST KHÁCH XÁC NHẬN
✓ Biên bản nghiệm thu công việc
? Chưa tìm thấy bảng xác nhận khối lượng
✓ Bảng đề nghị thanh toán
Yêu cầu người phụ trách kiểm tra và bổ sung.
Minh họa quy tắc, chưa phải kết quả AI chạy trên dữ liệu khách hàng.
ĐIỂM NGHẼN TRƯỚC KHI CHUYỂN BỘ HỒ SƠ
File đã đủ thư mục, nhưng bộ hồ sơ có nhất quán?
Khác kỳ hoặc khác phiên bản
Bảng đề nghị có thể dùng số mới trong khi biên bản còn phiên bản cũ. Đội QS cần thấy mã hợp đồng, kỳ, phiên bản và tham chiếu nguồn trước khi so số.
Chênh lệch bị giấu trong bảng dài
Mã hạng mục, đơn vị và lượng ghi nhận không thống nhất làm việc rà thủ công tốn công. Báo cáo cần chỉ rõ dòng nào và ở file nào, thay vì một kết luận “đạt”.
Loại hồ sơ và dữ liệu được khảo sát
Biên bản và bảng khối lượng
Mã công việc, khu vực, ngày, kỳ, đơn vị và lượng ghi trên tài liệu. Không suy ra khối lượng thực tế tại công trường từ một con số trong file.
Đề nghị thanh toán và phụ lục
Tham chiếu hợp đồng, hạng mục và tài liệu đính kèm được khách cung cấp hợp lệ. Điều kiện hợp đồng phải được người có chuyên môn xác nhận thành quy tắc.
Checklist do doanh nghiệp duyệt
Danh mục cần có, tên thay thế, trường bắt buộc, phiên bản và cách xử lý ngoại lệ. Không mặc định một danh sách tài liệu bắt buộc cho mọi công trình.
Ưu tiên PDF có lớp chữ, Word và Excel đọc được. Scan mờ, bản vẽ, chữ viết tay, chữ ký và file khóa cần khảo sát riêng; đọc không rõ được gắn cờ, không tự coi là thiếu tài liệu.
Từ rà thủ công sang danh sách cần người phụ trách kiểm tra
01 · Đọc và giữ dấu vết
Trích các trường đã thống nhất; giữ tên file, trang hoặc sheet/dòng và phiên bản. Chưa xác định được mã hợp đồng hoặc kỳ thì chuyển kiểm tra trước khi ghép.
02 · Đối chiếu checklist
So danh mục và trường dữ liệu với checklist khách duyệt. Chỉ so khối lượng khi cùng mã hạng mục, đơn vị và phạm vi kỳ; không tự đổi đơn vị hoặc cộng các kỳ.
03 · Excel và người duyệt
Xuất tài liệu chưa tìm thấy, trường chưa đọc rõ và dòng chênh lệch kèm nguồn. QS/kỹ sư/kế toán xác minh nguyên nhân, sửa hoặc bổ sung và quyết định bước tiếp theo.
Quy trình triển khai đề xuất, không phải AI engine đã vận hành cho khách hàng. Không tự ký, ghi sổ hay phê duyệt thanh toán.
CHECKLIST MẪU · KHÔNG PHẢI DANH MỤC PHÁP LÝ CHUNG
Ví dụ mô phỏng: thiếu bảng xác nhận khối lượng
Giả định khách đã xác nhận checklist cho một kỳ của một hợp đồng gồm bốn mục dưới đây. Bộ mẫu chưa có bảng xác nhận khối lượng; đây là dữ liệu giả lập để giải thích quy tắc.
| Mục đã thống nhất | Quan sát trong bộ mẫu | Bước tiếp theo |
|---|---|---|
| Biên bản nghiệm thu công việc | Có file BB-01.pdf | Người duyệt kiểm tra nội dung |
| Bảng xác nhận khối lượng | Chưa tìm thấy | Kiểm tra tên file khác hoặc bổ sung |
| Bảng đề nghị thanh toán | Có file DNTT-01.xlsx | Đối chiếu kỳ và hạng mục |
| Phụ lục theo hợp đồng | Có file PL-01.docx trong ví dụ | Xác nhận đúng phụ lục được yêu cầu |
Thiếu tài liệu theo checklist đã cấu hình — yêu cầu người phụ trách kiểm tra và bổ sung.
Không kết luận bộ hồ sơ không hợp pháp hoặc không đủ điều kiện thanh toán. Tài liệu có thể nằm ngoài bộ gửi, dùng tên khác hoặc có ngoại lệ cần người có thẩm quyền xác nhận.
Ví dụ mô phỏng: cùng hạng mục, khác lượng ghi
Cùng mã MEP-01, đơn vị m, hợp đồng HĐ-MẪU và kỳ K01. Giả định đã xác nhận cùng phạm vi; dữ liệu chưa đại diện công trình thật.
| Nguồn | Lượng ghi | Tham chiếu | Gắn cờ |
|---|---|---|---|
| Biên bản mẫu | 100 m | BB-01.pdf, trang 2 | Chênh 10 m, cần kiểm tra phiên bản và căn cứ |
| Đề nghị thanh toán mẫu | 110 m | DNTT-01.xlsx, sheet K01, dòng 8 |
110 − 100 = 10 m. Có thể do bản cập nhật, phạm vi kỳ hoặc dữ liệu nhập; QS đối chiếu nguồn và căn cứ. Không quy chênh lệch thành thanh toán thừa, gian lận hoặc khối lượng thực tế.
Phù hợp khi doanh nghiệp có bộ mẫu và người duyệt
Nhà thầu MEP
Rà bảng công việc theo khu vực/kỳ, mã hạng mục và tài liệu khách đã yêu cầu. Bản vẽ và phép đo hiện trường vẫn thuộc chuyên môn dự án.
Thầu phụ, hoàn thiện
Chuẩn bị bộ gửi tổng thầu hoặc chủ đầu tư theo checklist riêng. Không biến quy trình này thành chứng nhận đạt yêu cầu của bên nhận.
Đội QS và kế toán dự án
Cần danh sách vấn đề có nguồn để kiểm tra trước khi luân chuyển hồ sơ. Chỉ triển khai khi có người chịu trách nhiệm xác nhận checklist và Kiểm thử nghiệm thu (UAT).
AI hỗ trợ gì, người có thẩm quyền quyết định gì?
Phạm vi có thể cấu hình và kiểm thử
Trích trường từ mẫu đọc được; tìm mục theo checklist, kiểm tra thiếu trường, ánh xạ mã đã duyệt, báo số không nhất quán và xuất nguồn kiểm tra. Trường đọc không chắc hoặc phiên bản chưa rõ luôn cần người xem.
Không dùng để xác minh pháp lý hay chất lượng
Không đánh giá chất lượng thi công, khối lượng tại hiện trường, tính hợp pháp của hợp đồng hoặc quyền được thanh toán. Không thay QS, giám sát, kỹ sư, kế toán hay người có thẩm quyền phê duyệt; không xác thực chữ ký.
Onter triển khai theo một phạm vi đã thống nhất
- Khảo sát: doanh nghiệp cung cấp mẫu được phép sử dụng, checklist theo hợp đồng, người duyệt và yêu cầu bảo mật.
- Pilot: chốt mẫu, trường, quy tắc, ví dụ khớp/lệch/thiếu/khó đọc và cách kiểm tra báo cáo. Chưa phù hợp thì thống nhất lại phạm vi.
- Setup và UAT: cấu hình quy trình, chạy bộ nghiệm thu có đáp án do khách xác nhận, bàn giao hướng dẫn xử lý ngoại lệ. Không hứa độ chính xác trước thử mẫu.
- Vận hành: thống nhất ngân sách OCR/API, quyền truy cập, lưu/xóa dữ liệu và hỗ trợ. Kết nối DMS/ERP/kế toán được khảo sát, báo riêng.
Trước khi nhận hồ sơ, hai bên thống nhất nơi lưu riêng, quyền truy cập và bên xử lý dữ liệu. Mẫu tạm đề xuất lưu tối đa 30 ngày sau Pilot/UAT; Pilot tối đa 500 MB, Setup 2 GB. Hạ tầng riêng hoặc lưu lâu hơn cần phạm vi riêng, không phải cam kết có sẵn một hệ thống lưu trữ đạt chứng nhận.
Bảng giá triển khai AI kiểm tra hồ sơ nghiệm thu
Giá từ mức khởi điểm và phụ thuộc số bộ hồ sơ, số file/trang, checklist theo hợp đồng và yêu cầu tích hợp. Phạm vi cụ thể được khảo sát trước khi báo giá chính thức.
Pilot
Từ 4 triệu đồng
Thử rà soát hồ sơ theo một checklist đã xác nhận.
- Tối đa 2 bộ hồ sơ, 10 file và 60 trang tổng.
- Một checklist tối đa 15 mục đã xác nhận.
- Một báo cáo Excel và 1 vòng điều chỉnh.
- Tối đa 8 giờ triển khai.
Xem chi tiết phạm vi
1 quy trình, 1 checklist tối đa 15 mục; 4 quy tắc.
Tối đa 2 bộ / 10 file / 60 trang tổng; 8 giờ triển khai.
1 báo cáo Excel; 1 vòng điều chỉnh.
OCR/API thử trần 200.000 đồng; cửa sổ thử 14 ngày sau khi đủ dữ liệu và phạm vi.
Setup — Triển khai
Từ 15 triệu đồng
Triển khai quy trình rà soát để đội QS và kế toán nghiệm thu.
- Tối đa 6 bộ nghiệm thu, 36 file và 240 trang tổng.
- Một checklist tối đa 30 mục đã xác nhận.
- Excel, hướng dẫn bàn giao và 2 vòng điều chỉnh.
- Tối đa 30 giờ triển khai.
Xem chi tiết phạm vi
1 quy trình, 1 checklist tối đa 30 mục; 8 quy tắc; tối đa 3 bố cục tài liệu.
6 bộ UAT / 36 file / 240 trang tổng; 30 giờ triển khai.
Excel và hướng dẫn bàn giao; 2 vòng điều chỉnh.
OCR/API UAT trần 500.000 đồng; UAT 10 ngày làm việc sau bàn giao thử.
Bảo trì tùy chọn
1,49 triệu đồng/tháng
Hỗ trợ cấu hình rà soát đã bàn giao.
- Tối đa 1,5 giờ hỗ trợ/tháng, trong giờ làm việc.
- Một yêu cầu nhỏ trong giới hạn giờ; không cộng dồn.
- Không gồm xử lý hồ sơ hàng tháng, OCR/API hoặc hạ tầng.
Xem chi tiết phạm vi
Tối đa 1,5 giờ hỗ trợ trong giờ làm việc/tháng.
1 yêu cầu nhỏ trong giới hạn giờ; không cộng dồn.
Không gồm số bộ xử lý hàng tháng, OCR/API hoặc hạ tầng lưu trữ.
Tính năng mới, tích hợp và hỗ trợ ngoài phạm vi báo riêng.
Một bộ = một kỳ / một hợp đồng / một checklist đã xác nhận. Tối đa 10 MB và 30 trang/file; các trần tổng vẫn áp dụng. File đọc được, không khóa/macro; trang Excel theo cách in đã thống nhất. Setup dự kiến trong 30 ngày sau khi đủ dữ liệu/phạm vi, không phải cam kết tiến độ vô điều kiện.
Nhiều hợp đồng/kỳ/phiên bản, scan khó, bản vẽ, quy đổi đơn vị, chữ ký điện tử, xác minh hóa đơn, ERP/DMS và chuyên gia QS bên ngoài báo riêng. OCR/API và vận hành sau UAT báo riêng; không vượt ngân sách nếu chưa được duyệt. Thuế VAT nếu áp dụng tính riêng trong báo giá chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Checklist này có áp dụng cho mọi công trình không?
Không. Doanh nghiệp và người có chuyên môn xác nhận checklist theo hợp đồng, kỳ và bên nhận hồ sơ. Ví dụ trên chỉ minh họa một cấu hình.
AI có xác nhận được đủ điều kiện thanh toán không?
Không. Báo cáo chỉ gắn cờ dữ liệu và tài liệu cần kiểm tra; quyền phê duyệt và đánh giá căn cứ pháp lý thuộc người có thẩm quyền.
Scan mờ hoặc tài liệu không đọc rõ được xử lý ra sao?
Gắn cờ chưa đọc rõ và yêu cầu người kiểm tra hoặc gửi bản rõ hơn. Không tự chuyển lỗi đọc thành kết luận thiếu tài liệu. OCR scan khó được khảo sát riêng.
Khác mã hạng mục hoặc đơn vị có tự ghép không?
Chỉ ánh xạ theo danh mục và tỷ lệ đã được khách duyệt. Mã hoặc đơn vị chưa rõ chuyển ngoại lệ, không tự đoán.
Chênh 100 m và 110 m có chứng minh thanh toán sai?
Không. Cần kiểm tra cùng kỳ, phiên bản, phạm vi và căn cứ; ví dụ chỉ cho biết chênh lệch số ghi cần QS xem lại.
Phí triển khai gồm xử lý hàng tháng chưa?
Chưa. Pilot và Setup có trần bộ/file/trang, giờ và API thử/UAT ở bảng giá. Bảo trì là giờ hỗ trợ; xử lý định kỳ và ngân sách vận hành báo riêng.
Có tích hợp ERP hoặc quản lý toàn bộ công trình không?
Tích hợp cụ thể được khảo sát quyền truy cập, endpoint và phạm vi rồi báo riêng. Dịch vụ này không phải ERP xây dựng tổng thể.
Cần gửi hồ sơ để nhận tư vấn ban đầu không?
Không gửi hồ sơ qua form. Hãy mô tả loại nhà thầu, số bộ mỗi tháng và điểm đang rà thủ công; Onter thống nhất bảo mật trước khi nhận mẫu.
Tư vấn quy trình rà soát hồ sơ nhà thầu
Cho Onter biết loại nhà thầu, số bộ hồ sơ và bước đang kiểm tra thủ công. Chưa cần gửi hợp đồng, hồ sơ công trình hoặc dữ liệu nhạy cảm qua form.
Liên hệ 0878 169 666, email info@onter.vn hoặc trang liên hệ Onter.
Cần đọc tài liệu nói chung? Xem hướng dẫn AI đọc và xử lý tài liệu. Nếu đang đối chiếu hàng mua, xem dịch vụ đối chiếu PO, phiếu nhập và hóa đơn. Khám phá dịch vụ AI cho doanh nghiệp.
