“Đơn của mình tới đâu rồi?” là câu hỏi khó trả lời khi thông tin nằm rải rác trong tin nhắn, sổ đóng hàng và một file mỗi người giữ một bản. Quản lý đơn hàng bằng Excel có thể bắt đầu rất gọn: mỗi đơn có một mã riêng, các món thuộc đơn được ghi ở bảng chi tiết, còn việc giao hàng và thu tiền được theo dõi thành hai phần khác nhau.
Bạn chưa cần dựng một bảng thật đẹp ngay ngày đầu. Hãy làm cho người nhận ca nhìn vào file là biết đơn nào đang chờ, chờ việc gì và ai tiếp tục xử lý. Hướng dẫn dưới đây dùng cửa hàng nhỏ và dữ liệu giả lập để minh họa cấu trúc. Đây là bài hướng dẫn tổ chức sổ, không phải một phần mềm hoặc file kết nối vận chuyển có sẵn.
Quản lý đơn hàng bằng Excel theo một mã thống nhất
Trước hết, thống nhất thế nào là một đơn. Một khách mua hai loại sản phẩm trong cùng lần đặt thường là một đơn với nhiều dòng hàng. Người ấy quay lại mua lần khác có thể là một đơn mới. Nếu dùng số điện thoại hoặc tên khách làm mã đơn, bạn sẽ khó phân biệt hai lần mua và dễ đưa thông tin riêng vào các bản báo cáo được gửi đi.
Chọn một quy tắc mã đơn ổn định, rồi giữ mã đó trong các bảng liên quan. Ví dụ DH-01 chỉ đại diện cho một đơn trong bộ dữ liệu thử. Khi nhân viên bổ sung ghi chú hoặc đổi người xử lý, mã vẫn giữ nguyên. Không đổi mã chỉ vì đơn chuyển từ chờ xác nhận sang chuẩn bị hàng, và không cấp thêm mã mới để ghi lại một yêu cầu cũ chưa tìm thấy.
Trước khi nhập một yêu cầu từ kênh khác, tìm lại mã tham chiếu đang có. Một cuộc gọi hỏi tiến độ không phải là đơn mới. Nếu chưa rõ hai yêu cầu có cùng là một đơn hay không, để chúng trong danh sách cần kiểm tra. Việc ghép phải dựa trên thông tin phù hợp và quyền truy cập của người phụ trách, không chỉ dựa vào tên hiển thị giống nhau.
Tách danh sách đơn khỏi các dòng sản phẩm
Tạo một bảng Đơn hàng, mỗi đơn một dòng. Những cột hữu ích gồm mã đơn, ngày nhận, kênh nhận, mã khách nội bộ nếu cần, ngày hẹn, tình trạng giao, tình trạng thu tiền và người phụ trách. Đừng đưa mọi thông tin vào một cột ghi chú dài, vì tới lúc lọc việc cần làm, bạn sẽ phải đọc lại từng đoạn.
Bảng Chi tiết dành cho các món trong đơn. Mỗi dòng có mã dòng riêng, mã đơn, mã hàng, quy cách, số lượng và đơn giá được dùng trong ví dụ hoặc giao dịch đã xác nhận. Một đơn có ba món sẽ có ba dòng chi tiết. Việc mã đơn xuất hiện nhiều lần ở bảng này là bình thường; chính mã dòng mới giúp phân biệt các món.
Giả sử đơn DH-01 có ba cốc A và hai đĩa B. Bảng Đơn hàng chỉ có một dòng DH-01, còn bảng Chi tiết có dòng CT-01 cho cốc và CT-02 cho đĩa. Nhờ vậy, khi bạn đếm số đơn, kết quả là một; khi kiểm hàng cần chuẩn bị, bạn vẫn thấy đủ từng loại và số lượng. Đây là hai câu hỏi cần hai cách đọc dữ liệu.
| Bảng | Một dòng đại diện cho |
|---|---|
| Đơn hàng | Một đơn với một mã duy nhất |
| Chi tiết | Một dòng sản phẩm thuộc đơn |
| Việc cần xử lý | Một việc đang chờ và người nhận việc |
Để tình trạng giao hàng đi riêng với thu tiền
Một đơn đã đóng gói có thể chưa được bàn giao vận chuyển. Một đơn đã được giao có thể còn chờ đối soát theo phương thức thu tiền. Nếu gom tất cả thành một cột “xong”, người đọc không biết cửa hàng đang xác nhận phần nào. Hãy chọn các trạng thái ít nhưng đủ rõ cho từng nhóm công việc.
Với phần giao, cửa hàng có thể thống nhất các bước như chờ xác nhận, đang chuẩn bị, đã bàn giao và cần xử lý thêm. Với phần tiền, giữ trạng thái chưa xác minh khi còn thiếu nguồn đối chiếu theo quy trình của cửa hàng. Không lấy ảnh chuyển khoản, nhãn giao hàng hoặc lời nhắn làm lý do tự xác nhận tiền đã về.
Ghi thêm thời điểm cập nhật và người phụ trách khi điều đó cần cho bàn giao. Nếu cửa hàng đã bán trên WooCommerce, xem hướng dẫn đọc trạng thái đơn WooCommerce để đối chiếu nhãn của nền tảng. Bảng Excel trong bài này là một sổ theo dõi độc lập; nó không tự đồng bộ hoặc thay đổi trạng thái trên website.
Cộng giá trị theo mã đơn mà không cộng lặp
Ví dụ giả lập: ba cốc A có đơn giá 100.000đ tạo thành 300.000đ; hai đĩa B có đơn giá 70.000đ tạo thành 140.000đ. Tổng tiền hàng của DH-01 là 440.000đ trước các khoản khác. Các con số chỉ phục vụ phép tính trong bài, không phải giá bán của Onter hoặc một cửa hàng thực tế.
Trong bảng Chi tiết, thành tiền mỗi dòng bằng số lượng nhân đơn giá theo dữ liệu đã thống nhất. Sau đó tổng hợp các dòng cùng mã đơn sang bảng Đơn hàng. Hàm SUMIF trong tài liệu Microsoft cộng các giá trị tương ứng với một điều kiện, phù hợp để minh họa bước tổng theo mã này.
Giả sử vùng MaDonChiTiet chứa mã đơn của từng dòng, vùng ThanhTienDong chứa thành tiền tương ứng và ô A2 là mã cần xem. Công thức minh họa là =SUMIF(MaDonChiTiet,A2,ThanhTienDong). Hai vùng cần được thiết lập đúng và tương ứng cùng các dòng. Dấu phân cách đối số có thể khác tùy thiết lập Excel. Hãy kiểm bằng các số đã biết trước khi sao chép công thức cho cả sổ.
Phí giao, giảm giá, khoản thu hoặc hoàn cần được ghi theo cấu trúc và quy trình riêng nếu cửa hàng có nhu cầu theo dõi. Đừng cộng tổng tiền của một đơn vào từng dòng sản phẩm rồi cộng lại toàn bảng; DH-01 có hai dòng hàng nhưng không có hai tổng 440.000đ. Sổ theo dõi đơn cũng không thay thế chứng từ, đối soát hoặc quy trình kế toán của doanh nghiệp.
Biến danh sách thành việc cần làm trong ca
Mỗi ca, bắt đầu từ các đơn còn chờ và ngày hẹn gần nhất. Với từng đơn, ghi một việc kế tiếp đủ cụ thể: xác nhận quy cách, bổ sung hàng, kiểm địa chỉ theo quyền được giao hoặc chờ người phụ trách đối chiếu. “Đang xử lý” là một nhãn; “đang chờ kho xác nhận đủ hai đĩa B” giúp người nhận ca hiểu việc cần tiếp tục.
Đơn giao một phần cần được ghi rõ phần đã làm và phần còn lại, thay vì đổi toàn đơn thành đã giao. Với ví dụ DH-01, chuẩn bị đủ cốc chưa có nghĩa đã chuẩn bị đủ cả đơn. Nếu cách bán thường xuyên có nhiều lần giao, hãy bổ sung danh sách từng lần giao gắn với cùng mã đơn, rồi kiểm riêng cách tổng hợp; đừng cố nhét mọi lần vào một ô.
Khi bàn giao ca, người nhận cần biết đâu là bản sổ đang dùng, lúc nào được cập nhật và còn những đơn nào chưa rõ. Chỉ chia sẻ dữ liệu khách cho đúng người cần xử lý. Bản dùng để gửi duyệt bố cục hoặc trao đổi với đơn vị triển khai nên dùng mã và thông tin giả lập, không mang theo danh sách liên hệ thật.
Thử vài lỗi thường gặp trước khi dùng sổ thật
Tạo một bản thử với một đơn một món, một đơn nhiều món và một trường hợp đang chờ thông tin. Kiểm xem số đơn ở bảng tổng có đúng không, tổng tiền hàng có khớp từng dòng không và đơn chưa rõ có còn xuất hiện trong danh sách cần làm không. Một bảng không báo lỗi công thức vẫn có thể đang đếm sai công việc.
Với DH-01, hai dòng chi tiết phải cho ra một đơn và tổng tiền hàng 440.000đ. Thêm một dòng hàng của DH-02 thì tổng DH-01 cần giữ nguyên. Thử nhập lặp mã DH-01 ở bảng Đơn hàng để xem người dùng có nhận ra hai dòng cùng đơn không. Ngược lại, không đánh dấu các dòng Chi tiết là trùng chỉ vì chúng cùng mang mã DH-01.
Thử sửa số lượng một món, thêm một dòng cuối vùng dữ liệu và để trống mã đơn ở một dòng thử. Ghi trước kết quả mong đợi rồi kiểm lại phần tổng hợp. Những dòng thiếu mã hoặc chưa được xác nhận cần có cách xử lý rõ; không xóa chúng cho bảng trông gọn hơn khi chưa biết đó là dữ liệu lặp hay một yêu cầu còn thiếu thông tin.
Giữ bản sổ dễ bàn giao trước khi mở rộng
Một cửa hàng có thể bắt đầu bằng file đơn giản nếu số người cập nhật ít và cách bán còn gọn. Khi nhiều người cùng sửa hoặc xuất hiện nhiều kho, nhiều lần giao, cần xem lại nơi ghi dữ liệu, quyền chỉnh sửa và cách giữ lịch sử. Thêm nhiều cột chưa chắc giải quyết được việc hai người đang dùng hai bản file khác nhau.
Nếu cần theo dõi hàng nhập, xuất và số tồn, xem mẫu Excel quản lý kho hiện có của Onter. Công việc kho và công việc đơn hàng liên quan nhau nhưng không nên tự coi một dòng đơn là một giao dịch xuất kho đã được xác nhận. Hãy thống nhất thời điểm ghi nhận trước khi nối hai sổ.
Khi muốn chuyển từ file sang công cụ nội bộ, chuẩn bị một bộ đơn giả lập, danh sách người dùng và những chỗ đội ngũ thường bị đứt việc. Bạn có thể trao đổi phạm vi phần mềm với Onter từ chính luồng đang làm. Mục tiêu là để người nhận việc tiếp tục được công việc, thay vì chỉ chuyển một bảng Excel thành một màn hình mới.
