Quy trình thông báo website 2026 cần được đối chiếu với khung pháp lý có hiệu lực từ 01/07/2026: Luật Thương mại điện tử 122/2025/QH15 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP. Khi làm hồ sơ ngày 26/10/2026, cần xem lại mô hình, thẩm quyền, mẫu và nơi nộp, thay vì làm theo ảnh màn hình cũ.
Bài này mô tả trình tự dành cho nền tảng kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến thuộc phạm vi phù hợp. Không áp quy trình thông báo này cho sàn hoặc mô hình phải đăng ký. Các bước chuẩn bị website được tách khỏi thời hạn phản hồi của cơ quan xử lý để bạn lập kế hoạch thực tế.
Xác định đúng nền tảng và chủ thể trước khi khai
Ghi rõ tên miền hoặc app, chủ thể bán hàng và cách người mua gửi đơn. Đừng chỉ gửi ảnh trang chủ cho người hỗ trợ. Một website có thể có checkout ở đường dẫn riêng, form nhúng hoặc khu vực khách hàng đăng nhập; những phần đó ảnh hưởng tới cách hiểu mô hình.
Điều 14 Luật 122 và Điều 23 Nghị định 248 là điểm bắt đầu để nhận diện thủ tục. Nếu website cho bên khác bán hàng, có mạng xã hội hoạt động thương mại điện tử hoặc tích hợp nhiều nền tảng, cần kiểm tra hướng đăng ký và các điều kiện tương ứng trước khi tiếp tục.
Ví dụ minh họa: website tự bán sản phẩm của doanh nghiệp chuyển sang cho nhà cung cấp đăng hàng và tự quản lý đơn. Thay đổi này không chỉ là thêm một plugin. Mô hình và quan hệ giữa các bên đã khác, nên không thể dùng kết luận của lần kiểm tra website cũ mà bỏ qua đánh giá lại.
Chuẩn hóa thông tin công khai
Trước khi nộp, đối chiếu chủ thể kinh doanh, địa chỉ liên hệ, thông tin hàng hóa/dịch vụ, giá và các chính sách áp dụng. Khách cần tìm được nội dung liên quan trước khi quyết định mua, không chỉ sau khi gửi đơn.
Đi hết luồng trên máy tính và điện thoại. Kiểm tra liên kết chính sách có mở đúng trang, tổng tiền có khớp, điều kiện giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ có phù hợp và cách yêu cầu hoàn tiền có rõ không. Chưa cần tạo đơn thật để phát hiện đường dẫn lỗi hoặc nội dung mẫu còn sót.
Nếu phải sửa checkout, plugin hoặc mã nguồn, thống nhất người thực hiện và kiểm thử riêng. Việc chuẩn hóa website không tự nằm trong mọi dịch vụ hỗ trợ hồ sơ. Một báo giá chỉ hướng dẫn khai sẽ khác với báo giá có biên tập chính sách và chỉnh nội dung công khai.
Chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu số 01
Điều 24 quy định thành phần hồ sơ thông báo gồm tờ khai Mẫu số 01 tại Phụ lục II và tài liệu điều kiện kinh doanh khi áp dụng. Cần lưu ý trường hợp tài liệu đã có dữ liệu điện tử hợp lệ, có thể được khai thác qua kết nối và chia sẻ thì không phải cung cấp lại.
Lấy mẫu từ nguồn chính thức tại thời điểm làm. Ghi người chịu trách nhiệm xác nhận thông tin trước khi gửi. Thông tin nhãn hiệu và tên pháp lý có thể khác cách trình bày, nhưng phải giúp xác định đúng chủ thể; không dùng một tên thương mại để che người chịu trách nhiệm bán hàng.
Thông tin để đơn vị hỗ trợ kiểm tra không đồng nghĩa mọi mục đều là giấy tờ bắt buộc đính kèm. Bạn nên yêu cầu giải thích từng tài liệu được đề nghị cung cấp. Không gửi bản chụp định danh, mật khẩu hoặc OTP vào form tư vấn ban đầu.
Nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia
Phụ lục I Nghị định 248 quy định việc nộp và nhận kết quả thực hiện trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia. Chủ quản đăng nhập, khai thông tin theo mẫu và đính kèm tài liệu nếu có theo quy định. Cần kiểm tra đúng thủ tục, đúng mô hình và đầu mối tiếp nhận trong lần thao tác thực tế.
Hệ thống online.gov.vn là hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử, kết nối với cổng quốc gia và công khai thông tin nền tảng đã xác nhận. Không nên nhầm trang tra cứu công khai với bước nộp hồ sơ, hoặc coi một liên kết trang chủ hệ thống là bằng chứng hồ sơ của mình đã hoàn thành.
Chủ thể sở hữu tài khoản cần chủ động thao tác định danh, xác thực và kiểm soát thông tin gửi. Nếu nhờ hỗ trợ, phải thống nhất phạm vi và cách ủy quyền phù hợp. Không chia sẻ mật khẩu hoặc mã xác thực để bên khác làm thay ngoài phạm vi được thống nhất.
Hiểu đúng mốc ba ngày làm việc
Trong ba ngày làm việc từ khi nộp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, chủ quản nhận phản hồi theo Phụ lục I. Có ba hướng cần theo dõi: xác nhận, yêu cầu làm rõ hoặc từ chối có lý do. Vì vậy, một dịch vụ hứa “ba ngày có biểu tượng” đang bỏ qua điều kiện và khả năng hồ sơ cần bổ sung.
Thời gian kiểm tra website, khách duyệt chính sách, sửa kỹ thuật hoặc thu thập giấy tờ là thời gian chuẩn bị, không nên cộng lẫn rồi gọi là thời hạn nhà nước. Khi có yêu cầu bổ sung, tiến độ còn phụ thuộc việc làm rõ thông tin và chất lượng đầu vào mới.
Người quản lý hồ sơ nên có lịch kiểm tra tài khoản và email đã đăng ký. Một thông báo bị bỏ sót có thể khiến công việc ngừng dù website đã sửa xong. Nếu giao cho nhân sự nội bộ, cần có người dự phòng và cách bàn giao trạng thái khi nhân sự nghỉ phép hoặc thay vị trí.
Nếu nhận yêu cầu làm rõ
Lưu nguyên yêu cầu, phân chia thành đầu việc và xác định phần nào cần chủ thể kinh doanh xác nhận, phần nào cần biên tập hoặc kỹ thuật sửa. Mỗi đầu việc nên có trạng thái, người phụ trách và bằng chứng sau sửa.
Không gửi lại cùng bộ thông tin mà không giải thích phần đã thay đổi. Với lỗi website, kiểm tra bản công khai sau khi sửa, kể cả cache và phiên bản di động. Với thông tin khai, kiểm tra nội dung đang gửi thay vì chỉ sửa bản nháp nội bộ.
Phụ lục I quy định khoảng thời gian xử lý yêu cầu làm rõ và trường hợp hồ sơ bị chấm dứt tự động nếu không phản hồi hoặc chưa cung cấp đầy đủ, hợp lệ. Không đợi gần hạn mới kiểm tra; nên theo dõi sớm và nhờ đầu mối có thẩm quyền hướng dẫn khi yêu cầu chưa rõ.
Chỉ gắn biểu tượng sau xác nhận
Khi hồ sơ được xác nhận, thông tin nền tảng được công khai và chủ quản nhận biểu tượng xác nhận điện tử theo kết quả. Biểu tượng cần dẫn tới thông tin công bố đúng nền tảng trên hệ thống quản lý. Kiểm tra lại tên miền, chủ thể và loại thủ tục.
Không dùng hình ảnh tự thiết kế mô phỏng biểu tượng, không sao chép từ website khác và không gắn trước để hoàn thiện giao diện. Cũng không gọi xác nhận thông báo là giấy phép kinh doanh hoặc bảo đảm toàn bộ sản phẩm/dịch vụ đều đáp ứng mọi điều kiện pháp luật.
Sau bàn giao, lưu cách tra cứu và đầu mối theo dõi thay đổi. Website có thể bổ sung ngành hàng, đổi chính sách, đổi chủ thể hoặc tên miền; kết quả cũ không thay nghĩa vụ rà soát cập nhật. Người phụ trách website cần biết khi nào phải thông báo cho người quản lý hồ sơ.
Hồ sơ được xác nhận trước tháng 7/2026
Luật và Nghị định có quy định chuyển tiếp đến hết 30/06/2027 theo nội dung đã xác nhận. Điều 53 Nghị định 248 yêu cầu thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong thời gian này. Không cần hoảng vì thấy giao diện biểu tượng cũ, nhưng cũng không nên hiểu chuyển tiếp là được giữ nguyên mọi thay đổi mà không rà soát.
Hãy kiểm kê hồ sơ cũ, đối chiếu website hiện tại và ghi thay đổi thực tế. Nếu chuyển nhượng hoặc đổi mã số thuế, cần xem trường hợp chấm dứt và thủ tục phù hợp, thay vì coi tất cả là cập nhật thông tin đơn giản.
Dịch vụ thông báo website Onter hỗ trợ kiểm tra ban đầu, chuẩn hóa tối đa năm trang chính sách và theo dõi hồ sơ trong phạm vi thống nhất. Xem thêm hồ sơ cần chuẩn bị, cập nhật hồ sơ và thiết kế website khi cần điều chỉnh nền tảng.
Nguồn: Luật 122/2025/QH15, Điều 14, 40–41; Nghị định 248/2026/NĐ-CP, Điều 23–24, 45, 53 và Phụ lục I–II. Hướng dẫn thao tác cuối cùng cần đối chiếu với cổng chính thức tại ngày nộp.
