Đặt một lần, nhận nhiều đợt
PO ghi số lượng đặt; phiếu nhập phản ánh từng đợt nhận. Khi thiếu tham chiếu hoặc chưa cộng đủ phiếu, chênh lệch cần được xác nhận trước khi kết luận.
ONTER · KẾ TOÁN MUA HÀNG & KHO
Triển khai AI hỗ trợ đối chiếu 3 chứng từ mua hàng
Đơn mua, phiếu nhập và hóa đơn về một bảng sai lệch — để kế toán biết dòng nào cần kiểm tra.
Onter thiết lập quy trình theo mẫu tài liệu và cách làm của doanh nghiệp: trích xuất hỗ trợ bằng AI, chuẩn hóa mã hàng, so khớp số lượng và đơn giá, xuất Excel rồi chuyển nhân sự duyệt.
Dịch vụ triển khai theo yêu cầu · Khảo sát trước khi báo giá chính thức · Không cần gửi chứng từ qua form
VÍ DỤ MÔ PHỎNG · SẢN PHẨM A
PO · Đặt100 cái
GRN · Nhận95 cái
Invoice100 cái
Chênh lệch nhận hàng: 5 cái
CẦN KIỂM TRA
CẦN KIỂM TRA
Kế toán và kho xác nhận nguyên nhân, đợt giao và bước xử lý.
Không phải kết quả AI đã chạy trên dữ liệu khách hàng.
ĐIỂM NGHẼN GIỮA MUA HÀNG, KHO VÀ KẾ TOÁN
Đủ ba file vẫn có thể thiếu một câu trả lời
Cùng hàng, khác mã hoặc đơn vị
Nhà cung cấp dùng mã riêng, kho dùng SKU nội bộ; thùng và cái chưa có tỷ lệ quy đổi. Ghép sai dòng khiến bảng tổng có vẻ đúng nhưng sai nghiệp vụ.
Hóa đơn lệch giá hoặc số lượng
Giá, chiết khấu và số lượng xuất hóa đơn có thể khác PO hoặc hàng đã nhận. Người kiểm tra cần thấy dữ liệu nguồn và lý do gắn cờ, thay vì chỉ một tổng tiền.
BA NGUỒN, BA VAI TRÒ
Đối chiếu đơn mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn
PO · Đơn mua hàng
Số đơn, nhà cung cấp, mã hàng, số lượng đặt, đơn vị và đơn giá thỏa thuận nếu có. Đây là căn cứ đã đặt mua, chưa chứng minh đã nhận hàng.
GRN · Phiếu nhập kho
Tham chiếu PO, ngày nhận, mã hàng và số lượng thực nhận được ghi nhận. Hàng trả lại, thiếu hoặc chưa chấp nhận cần quy tắc riêng.
Invoice · Hóa đơn nhà cung cấp
Số chứng từ, tham chiếu, dòng hàng, lượng xuất hóa đơn, giá và các khoản ghi rõ. Đối chiếu dữ liệu không xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.
Đầu vào có thể là PDF, Excel hoặc ảnh rõ. Chất lượng đọc, số trang và bố cục cần kiểm thử trên mẫu được doanh nghiệp cho phép; không mặc định mọi file đều xử lý được.
TỪ NHẬP LẠI ĐẾN HÀNG ĐỢI CẦN DUYỆT
Quy trình AI hỗ trợ, con người giữ quyền quyết định
01 · Trích xuất & chuẩn hóa
Đọc các trường đã thống nhất, giữ tham chiếu tài liệu và dòng nguồn. Ánh xạ SKU theo bảng được duyệt; mã chưa rõ được đánh dấu.
02 · So khớp & gắn cờ
Đối chiếu PO–phiếu nhập–hóa đơn theo quy tắc về số lượng, đơn vị và đơn giá. Dữ liệu thiếu hoặc không ghép được đi vào danh sách ngoại lệ.
03 · Excel & kế toán duyệt
Xuất bảng đối chiếu và các dòng cần kiểm tra. Kế toán/kho xác nhận nguyên nhân, sửa dữ liệu nếu cần và quyết định bước tiếp theo.
Sơ đồ triển khai đề xuất. Trước khi vận hành, Onter và doanh nghiệp phải kiểm thử cả trường hợp khớp, lệch và thiếu chứng từ; không tự ghi sổ hay tự duyệt thanh toán.
MỘT DÒNG, BA SỐ LƯỢNG
Ví dụ mô phỏng: đặt 100, nhận 95, hóa đơn 100
Dữ liệu giả lập để giải thích quy tắc, không phải case study khách hàng hoặc kết quả của hệ thống OCR/AI đã chạy. Cùng sản phẩm A, đơn vị cái và một đợt giao được xét.
| Mã hàng | PO đặt | GRN nhận | Invoice | Chênh lệch cần xem | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 100 | 95 | 100 | Nhận ít hơn đặt 5 cái; hóa đơn hơn lượng nhận 5 cái. | CẦN KIỂM TRA |
100 − 95 = 5. Có thể còn một đợt giao, phiếu nhập chưa cập nhật hoặc điều kiện lập hóa đơn khác. Kế toán/kho kiểm tra các căn cứ đó; ví dụ không chứng minh sai phạm, hàng mất hoặc khoản phải thanh toán.
Ở bước trước khi nhận báo giá, có thể chuẩn bị phiếu RFQ có phiên bản và quyền gửi riêng. Đây là đầu việc khác với đối chiếu sau mua hàng; không mặc định nằm trong gói dịch vụ trên trang này.
Sổ ngoại lệ: biết giao cho ai và khi nào đóng
Trước khi chạy Pilot, thống nhất người xử lý và bằng chứng cần thêm. Ví dụ dưới đây là quy tắc đề xuất, không phải chức năng đã được nghiệm thu hoặc cam kết tự động thanh toán.
- EX-01 · Thiếu PO: mua hàng bổ sung PO hợp lệ hoặc quyết định mua ngoài PO; đóng khi liên kết đúng hồ sơ.
- EX-02 · Khác đơn vị: người quản trị danh mục xác nhận quy đổi; chưa rõ thì dừng phép so sánh.
- EX-03 · Nhận một phần: kho/kế toán bổ sung phiếu hoặc ghi quyết định cho phần chưa nhận.
- EX-04 · Hóa đơn gửi lại: kế toán đối chiếu nhà cung cấp, số hóa đơn và hồ sơ trước, không tạo yêu cầu trùng.
- EX-05 · Khác đơn giá: mua hàng xác nhận PO/phụ lục và phiên bản giá được duyệt.
Mỗi dòng cần mã hồ sơ, trạng thái, người nhận và lịch sử quyết định. Giữ dữ liệu nhạy cảm trong hệ thống được phân quyền, không chép đầy đủ vào email. Nhiều đợt nhận và quy đổi đơn vị vẫn phải khảo sát lại phạm vi theo bảng giá hiện hành.
Các trường dữ liệu cần thống nhất
- Số PO, số phiếu nhập, số hóa đơn và tham chiếu giữa chúng.
- Nhà cung cấp, SKU nội bộ, mã nhà cung cấp, tên hàng.
- Số lượng đặt, nhận, xuất hóa đơn và đơn vị tính.
- Đơn giá, chiết khấu, thuế và tổng tiền nếu nguồn ghi rõ.
- Ngày, đợt nhận, dòng nguồn và lý do cần kiểm tra.
Không tự quy đổi đơn vị, đoán SKU tương đương hoặc đổi tiền tệ khi chưa có quy tắc được duyệt. Sai số cho phép do doanh nghiệp quyết định theo từng trường.
Doanh nghiệp nào nên trao đổi?
SME có người phụ trách mua hàng, kho và kế toán; đang đọc PDF rồi nhập Excel hoặc đối chiếu bên ngoài phần mềm kế toán.
Nếu phần mềm hiện có đã hỗ trợ đối chiếu phù hợp, nên dùng hoặc cấu hình chức năng đó trước. Ít chứng từ có thể chỉ cần mẫu Excel và quy tắc rõ.
Tham khảo nền tảng AI đọc và xử lý tài liệu; phạm vi dịch vụ ở đây là bước kiểm tra ba chứng từ mua hàng.
ONTER TRIỂN KHAI THEO MỘT ĐIỂM KIỂM TRA
Từ khảo sát đến nghiệm thu trên bộ mẫu
Chốt phạm vi
Xác định người duyệt, mẫu chứng từ, số bộ mỗi tháng, quy tắc SKU và đầu ra Excel. Thống nhất nơi xử lý và quyền dữ liệu trước khi nhận file.
Thử giới hạn
Kiểm tra khả năng đọc trên bộ mẫu được phép. Khóa tiêu chí nghiệm thu, dòng cần gắn cờ và điều kiện dừng nếu không khả thi.
Thiết lập quy trình
Cấu hình công cụ phù hợp, ánh xạ và quy tắc; thử trường hợp khớp, lệch, thiếu dữ liệu. Tích hợp bên ngoài chỉ khi được khảo sát và báo giá riêng.
Kiểm thử nghiệm thu (UAT) & bàn giao
Kế toán/kho kiểm tra bảng kết quả, ghi lỗi và xác nhận theo tiêu chí đã chốt. Bàn giao hướng dẫn, cấu hình, cách theo dõi lỗi và khôi phục.
Xem thêm dịch vụ tự động hóa quy trình có kiểm soát. Chưa cần trả phí Pilot để gửi yêu cầu tư vấn.
GIÁ KHỞI ĐIỂM · PHẠM VI CÓ GIỚI HẠN
Bảng giá đối chiếu chứng từ mua hàng theo yêu cầu
Pilot
Từ 4.000.000 VNĐ / phạm vi thử
Thử đối chiếu một bộ mẫu chứng từ mua hàng.
- Khảo sát một quy trình và thử chênh lệch.
- 1 mẫu PO + 1 mẫu GRN + 1 mẫu hóa đơn.
- Tối đa 5 bộ, tổng 45 trang, 5 quy tắc.
- 1 bảng Excel để kế toán đánh giá.
Xem chi tiết phạm vi
Khảo sát một quy trình và thử chênh lệch.
1 mẫu PO + 1 mẫu GRN + 1 mẫu hóa đơn.
Tối đa 5 bộ, tổng 45 trang, 5 quy tắc.
1 bảng Excel để kế toán đánh giá.
Tối đa 8 giờ triển khai; cửa sổ thử 14 ngày sau khi đủ mẫu và chốt phạm vi. Ngân sách API thử tối đa 250.000 đồng. Khả thi kỹ thuật xác nhận trước ký.
Triển khai
Từ 12.000.000 VNĐ / quy trình
Triển khai quy trình đối chiếu để kế toán nghiệm thu.
- Một quy trình, tối đa 3 bố cục chứng từ.
- Mapping và tối đa 10 quy tắc đối chiếu.
- 15 bộ UAT, tổng tối đa 225 trang.
- 1 mẫu Excel, kiểm thử và hướng dẫn bàn giao.
Xem chi tiết phạm vi
Một quy trình, tối đa 3 bố cục chứng từ.
Mapping và tối đa 10 quy tắc đối chiếu.
15 bộ UAT, tổng tối đa 225 trang.
1 mẫu Excel, kiểm thử và hướng dẫn bàn giao.
Tối đa 24 giờ triển khai; cửa sổ UAT 30 ngày sau khi đủ mẫu và chốt phạm vi. Ngân sách API UAT tối đa 500.000 đồng. Không mặc định gồm tích hợp ERP/kế toán.
Bảo trì tùy chọn
Từ 990.000 VNĐ / tháng
Hỗ trợ cấu hình đối chiếu đã bàn giao.
- Hỗ trợ cấu hình đã bàn giao.
- Sửa lỗi trong phạm vi thỏa thuận.
- Điều chỉnh nhỏ trong ngân sách giờ.
- Tối đa 1 giờ hỗ trợ/tháng, giờ hành chính.
Xem chi tiết phạm vi
Hỗ trợ cấu hình đã bàn giao.
Sửa lỗi trong phạm vi thỏa thuận.
Điều chỉnh nhỏ trong ngân sách giờ.
Tối đa 1 giờ hỗ trợ/tháng, giờ hành chính.
Không kèm xử lý chứng từ, API/OCR, hạ tầng hoặc phát triển tính năng. Không phải gói hỗ trợ 24/7; thay đổi lớn báo riêng.
Một bộ gồm 1 PO + 1 phiếu nhập + 1 hóa đơn; mỗi file tối đa 10 MB, mỗi chứng từ tối đa 30 dòng. Tổng số trang của từng gói vẫn áp dụng. Nhiều đợt nhận, nhiều PO/hóa đơn hoặc quy đổi đơn vị cần khảo sát lại phạm vi.
Giá chính thức sau khảo sát. Giới hạn giờ/bộ/trang/API được ghi trong báo giá; vượt giới hạn phải được đồng ý trước khi phát sinh phí. VAT nếu áp dụng ghi riêng. API/OCR, tài nguyên vận hành sau UAT và tích hợp ERP/kế toán báo riêng. Cửa sổ thử/nghiệm thu không phải cam kết hoàn thành bất kể dữ liệu; không có xử lý không giới hạn.
CÂU HỎI TRƯỚC KHI THIẾT LẬP
Câu hỏi về đối chiếu 3 chứng từ mua hàng
Three-way matching có phải kiểm tra hóa đơn hợp pháp không?
Không. Ở phạm vi dịch vụ này, three-way matching là đối chiếu dữ liệu đơn mua, phiếu nhập và hóa đơn theo quy tắc. Việc xác minh pháp lý, thuế, ghi sổ và phê duyệt thanh toán thuộc người có thẩm quyền của doanh nghiệp.
Nhận hàng nhiều đợt hoặc hóa đơn đến trước thì sao?
Cần thống nhất mốc đối chiếu, cách cộng phiếu nhập, lượng đã lập hóa đơn và trạng thái chờ. Gói khởi điểm xét một bộ ba chứng từ; nhiều đợt hoặc quan hệ nhiều–nhiều cần khảo sát và báo giá phạm vi riêng.
Mã hàng khác nhau có tự ghép được không?
Chỉ ghép theo bảng ánh xạ hoặc quy tắc doanh nghiệp đã xác nhận. Không chắc chắn về mã, quy cách hoặc đơn vị thì gắn cờ để nhân sự duyệt; không tự đoán tính tương đương.
Có cần thay phần mềm kế toán đang dùng không?
Không bắt buộc. Có thể bắt đầu bằng luồng nhận file và Excel; ưu tiên kiểm tra tính năng sẵn có trước. Kết nối phần mềm cần kiểm tra API, quyền và báo giá riêng, không cam kết tích hợp mọi ERP.
Giá đã gồm chi phí OCR và xử lý hàng tháng chưa?
Pilot và UAT có trần API thử ghi trong bảng giá. Xử lý sau nghiệm thu, OCR/API, tài nguyên và tích hợp bên ngoài được thống nhất ngân sách riêng; bảo trì không bao gồm số bộ xử lý mỗi tháng.
Có thể gửi hóa đơn hoặc PO qua form này không?
Không. Form chỉ nhận nhu cầu và thông tin liên hệ. Trước khi nhận chứng từ, Onter thống nhất quyền sử dụng, nơi lưu, nhà cung cấp xử lý, người truy cập và thời hạn giữ/xóa dữ liệu.
Có phần mềm AI dùng ngay hoặc cam kết chính xác 100% không?
Đây là dịch vụ thiết lập theo yêu cầu, chưa phải tài khoản phần mềm tự phục vụ. Khả năng đọc và đối chiếu phải thử trên mẫu, có ngoại lệ và nhân sự duyệt; không cam kết độ chính xác 100%.
Khác với so sánh báo giá hay Invoice–Packing List thế nào?
So sánh báo giá diễn ra trước chọn nhà cung cấp. Invoice–Packing List phục vụ chứng từ giao nhận xuất nhập khẩu. Dịch vụ này kiểm tra PO, phiếu nhập và hóa đơn mua hàng sau đặt/nhận hàng.
Đầu ra giúp kiểm tra, không thay quyền phê duyệt
Lợi ích cần kiểm chứng cùng doanh nghiệp
Tập trung dữ liệu về một bảng, nhìn rõ dòng lệch và thiếu, có tham chiếu để kiểm tra lại. Mức giảm nhập liệu và tỷ lệ phải sửa được đo trong Pilot, không phải kết quả đã cam kết.
Giới hạn phải giữ rõ
Không tự xác nhận hóa đơn hợp pháp, ghi sổ, đặt hàng hoặc duyệt thanh toán. Tài liệu khó đọc, ánh xạ chưa rõ và nhiều đợt nhận đều cần xử lý ngoại lệ; Onter không thay ERP tổng thể.
BẮT ĐẦU TỪ QUY TRÌNH HIỆN TẠI
Trao đổi nhu cầu của kế toán và kho
Cho Onter biết số bộ chứng từ mỗi tháng, phần mềm đang dùng và bước còn làm thủ công. Chúng tôi làm rõ phạm vi trước khi đề xuất thử nghiệm hoặc triển khai.
Không gửi chứng từ tài chính, dữ liệu nhà cung cấp, mật khẩu hoặc thông tin nhạy cảm trong nội dung tư vấn.
Nếu chưa gửi được form: gọi 0878 169 666, email info@onter.vn hoặc xem trang liên hệ Onter.
Đang ở bước chọn nhà cung cấp? Xem dịch vụ AI so sánh báo giá nhà cung cấp. Khám phá thêm dịch vụ AI cho doanh nghiệp.
