Công việc này thường dùng khi nào?
Tổng hợp báo cáo nhân sự dùng khi cần chuẩn bị tài liệu thuộc mảng hồ sơ & dữ liệu nhân sự, trước khi gửi đơn vị phối hợp hoặc trình người có trách nhiệm. Chọn đúng phần việc đang được giao: soạn dự thảo, tổng hợp dữ liệu hay rà soát hồ sơ. Nếu chưa có đủ nguồn, dùng công cụ để lập danh sách thông tin cần bổ sung, không yêu cầu AI tự hoàn thiện bằng suy đoán. Công cụ tạo prompt để bạn sử dụng trên nền tảng AI, không trực tiếp xử lý hoặc phê duyệt hồ sơ.
Thông tin cần chuẩn bị
Bạn cần chuẩn bị phần việc cần hỗ trợ; số liệu nhân sự tổng hợp đã ẩn danh. Có thể thêm đơn vị/phạm vi, kỳ báo cáo, quy định đã kiểm tra, hồ sơ kèm theo và yêu cầu đầu ra nếu có. Giữ số liệu cùng thời điểm, cùng phạm vi; phân biệt dữ liệu đã xác nhận với nội dung dự kiến. Không đưa hồ sơ cá nhân, mã định danh, thông tin sức khỏe hoặc nội dung chưa được phép chia sẻ vào form. Trường chưa có dữ liệu có thể để trống để prompt đánh dấu [CẦN BỔ SUNG].
AI hỗ trợ những gì?
Bảng tổng hợp, kiểm tra đầu kỳ + tăng - giảm = cuối kỳ nếu đủ dữ liệu; chỉ dùng dữ liệu đã ẩn danh; tách thiếu/mâu thuẫn và đề xuất. Luồng tham mưu gồm chuyên viên chuẩn bị, đối chiếu và phối hợp; lãnh đạo phòng rà soát, thẩm định trước khi trình; người có thẩm quyền xem xét. AI chỉ giúp tổ chức thông tin và dự thảo, không lựa chọn nhân sự, xếp loại cá nhân hoặc quyết định chế độ. Nội dung phát sinh cần được báo cáo để xin ý kiến.
Cách sử dụng prompt
Chọn phần việc cần hỗ trợ và điền thông tin bắt buộc; mở phần bổ sung khi cần diễn đạt rõ bối cảnh. Bấm Tạo Prompt, đọc lại thông tin và sao chép sang ChatGPT, Gemini hoặc Claude. Các nút mở nền tảng không tự gửi nội dung. Nếu dùng tài liệu PDF, DOCX hoặc TXT, đọc lại nội dung trích xuất trước khi chọn action, nhất là bảng số liệu và các mốc thời gian. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin và tạo lại prompt ngay trên trình duyệt.
Nội dung cần kiểm tra lại
Kiểm tra đầu kỳ + tăng - giảm = cuối kỳ khi đủ dữ liệu; thiếu phạm vi hoặc kỳ phải hỏi lại, không tự sửa số liệu. Đối chiếu nguồn số liệu, phạm vi, kỳ, tên loại văn bản và từng căn cứ với tài liệu gốc. Số/ký hiệu, địa danh/ngày tháng, chức danh và hồ sơ kèm theo chưa được cung cấp phải để [CẦN BỔ SUNG]. Xem rõ phần AI đề xuất, câu hỏi cần xác minh và nội dung thuộc thẩm quyền. Cán bộ có trách nhiệm kiểm tra logic, diễn đạt, trình tự và nội dung trước khi sử dụng; prompt không bảo đảm AI bên ngoài luôn làm đúng yêu cầu. Không coi dự thảo là quyết định chính thức.
Ví dụ tình huống
Báo cáo có số đầu kỳ, tăng, giảm và cuối kỳ chưa khớp. Cần đối chiếu theo cùng nguồn/phạm vi trước khi tổng hợp báo cáo nhân sự đã ẩn danh. Tình huống hoàn toàn giả lập, không có dữ liệu người thật. Đầu ra cần tách nguồn đã có, điểm còn thiếu và bước kiểm tra tiếp theo. Sau khi nhận kết quả AI, quay lại tài liệu gốc để đối chiếu; không dùng nội dung đề xuất như quyết định chính thức. Các liên kết công việc liên quan giúp chuẩn bị phần việc tiếp theo mà không đưa dữ liệu vào URL.